Nicht genügend Speicherplatz im Firmennetzwerk: Diese 3 Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie neuen Speicher kaufen!

Vielleicht kennen Sie das Problem: Der Speicher in Ihrem Netzwerk wird knapp und Ihre Mitarbeiter wissen nicht mehr, wo sie wichtige Dokumente oder Rechnungen abspeichern sollen.

Zudem wird Ihr Firmennetzwerk durch den ungenügenden Speicher verlangsamt und das Arbeiten wird durch lange Wartezeiten zur Qual.

Daher möchten Sie den Netzwerkspeicher gerne erweitern, wissen aber nicht genau, worauf Sie beim Kauf von neuem Speicher achten müssen.

Sollten Sie nur Ihren lokalen Netzwerkspeicher vergrößern oder eventuell auf eine Cloudlösung (=zusätzlicher Speicherplatz im Internet) umsteigen? Ist vielleicht doch eine Kombination aus lokalem und Cloudspeicher die optimale Lösung?

Wenn Sie sich in dieser Position befinden, möchten wir Ihnen mit diesem Artikel eine Hilfestellung bei der Erweiterung Ihres Speichers geben.

Hier erfahren Sie, welche 3 Fragen Sie sich unbedingt vor dem Kauf stellen sollten, welche Konsequenzen ein langsames Netzwerk für Ihr Unternehmen hat und welche rechtlichen Vorschriften Sie bei der Datenspeicherung beachten müssen.

Diese 3 Fragen müssen Sie sich vor der Erweiterung Ihres Netzwerkspeichers stellen

Frage 1: In welcher Größenordnung bewegt sich die gespeicherte Datenmenge?

Je nach Unternehmensart und –größe fallen unterschiedliche Datenmengen an. Ein Supermarkt mit elektronischem Lagersystem wird in der Regel mehr Daten als der örtliche Metzger speichern.

Die gespeicherte Datenmenge hat direkten Einfluss auf die Wahl Ihrer Speichererweiterung. Denn bei großen Datenmengen ist eine Erweiterung des lokalen Speichers mit enormen Kosten verbunden.

Einrichtungs-, Backup- und Wartungskosten können hier schnell mehrere tausend Euro betragen.

Falls es die Datenart erlaubt, sollte hier eine Kombination aus lokalem und Cloudspeicher gewählt werden.

Frage 2: Welche Arten von Daten werden gespeichert?

Bei der Datenart kann man vereinfacht gesagt zwischen 2 verschiedenen Kategorien unterscheiden: sensiblen und weniger sensiblen Daten.

Sensible Daten sind Dateien, die etwa Kreditkarteninformationen von Kunden oder Spezifikationen zu entwickelten Produkten enthalten. Ein Diebstahl dieser Daten hätte gravierende Auswirkungen für Ihr Unternehmen. Deshalb können hier auch spezielle gesetzliche Regelungen zur Speicherung gelten.

Weniger sensible Daten sind etwa Protokolle von Meetings oder andere firmeninterne Kommunikation. Der Verlust dieser Dateien wäre zwar unangenehm, hätte jedoch wahrscheinlich keine schweren finanziellen Auswirkungen.

Aufgrund dieser Unterschiede ist es wichtig zu wissen, ob Sie eher sensible oder unsensible Daten speichern.

Denn für die Wahl des richtigen Speichers ist die Art der gespeicherten Daten mitentscheidend.

Frage 3: Welche Speicherform kommt in Frage?

Grundsätzlich kann man zwischen 3 unterschiedlichen Speichern unterscheiden:

Lokale Speicherung im Unternehmensnetzwerk

 

Hier werden die Daten im Unternehmensnetzwerk, im Idealfall mittels eines NAS, gespeichert. Ein NAS ist ein Speichermedium, dass ans Firmennetzwerk angeschlossen wird und so zusätzlichen Speicher zu Verfügung stellt.

Wie ein NAS im Detail funktioniert und wie Ihr Unternehmen von einem NAS profitiert, können Sie in unserem ausführlichen Beitrag zum Thema nachlesen. Hier geht’s zum Beitrag: https://www.rysit.at/unternehmensdaten-richtig-speichern-diese-4-vorteile-bietet-ein-nas/

Cloudspeicherung bei einem lokalen Betreiber

Die Unternehmensdaten werden in diesem Fall auf den Servern eines heimischen Cloudservice-Anbieters gespeichert. Sie können dann nur über die Cloud auf Ihre Daten zugreifen.

Bei einem lokalen Betreiber haben Sie allerdings die Sicherheit, dass Ihre Daten garantiert in Österreich gespeichert sind.

Cloudspeicherung bei Microsoft, Amazon & Co

Bei dieser Speicherart übermitteln Sie Ihre Daten einem großen Konzern, der Ihre Daten in einem seiner weltweit angesiedelten Rechenzentren speichert. Wie oben können Sie dann nur mithilfe der Cloud auf Ihre Daten zugreifen.

Außerdem haben Sie im Normalfall keinen Einfluss darauf, wo die Daten genau gespeichert werden.

Welche Speicherform ist nun für Ihre jeweiligen Datenarten am besten geeignet?

Als Faustregel gilt: Je sensibler die Daten sind, desto näher sollten sie an Ihrem Firmenstandort liegen.

Sensible Kundendaten oder Produktdaten sind deshalb in Ihrem Unternehmensnetzwerk am besten aufgehoben.

Unwichtigere Dokumente oder Fotos können hingegen bedenkenlos bei einem Cloud-Service-Anbieter gespeichert werden. Da diese Daten meistens den Löwenanteil Ihrer Datenmenge ausmachen, wäre eine lokale Speicherung im Netzwerk zu teuer und wartungsintensiv.

Diese Auswirkungen hat ein zu geringer Speicher auf Ihr Unternehmen

Das Hauptproblem ist, dass sich die Geschwindigkeit Ihres Netzwerks bei geringem Speicher derart verlangsamt, dass ein konzentriertes Arbeiten beinahe unmöglich wird. Mitarbeiter müssen oft minutenlang auf das Starten eines Programmes warten oder werden durch eine langsame Internetverbindung mehrmals am Tag aus dem Arbeitsfluss gerissen.

Da viele Unternehmen unter einem langsamen Netzwerk leiden, haben wir diesem Thema bereits einen eigenen Beitrag gewidmet. In diesem Beitrag erfahren Sie die 3 häufigsten Ursachen für langsame Firmennetzwerke und wie Sie diese Fehler beheben. Klicken Sie hier, um zum Beitrag zu gelangen: https://www.rysit.at/langsames-firmennetzwerk-die-3-haeufigsten-ursachen-und-deren-loesung/

Neben der Netzwerkgeschwindigkeit leidet auch die richtige Speicherung von Dokumenten an zu geringem Speicher. Ist im Netzwerk kein Speicherplatz mehr zur Verfügung, werden Mitarbeiter Dokumente lokal auf ihrer Festplatte und nicht im Firmennetzwerk speichern.

Das Problem dabei: Nur dieser eine Mitarbeiter kann dann auf diese Datei zugreifen. Außerdem werden in den meisten Fällen nur im Netzwerk gespeicherte Daten bei Backups miteinbezogen. Dokumente, die auf einer lokalen Festplatte liegen, werden deshalb nicht zusätzlich gesichert.

Die rechtliche Situation zur Datenspeicherung

Seit dem in Kraft treten der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) haben sich Datenschutzrichtlinien für Unternehmer verschärft. So müssen beispielsweise personenbezogene Daten nach gewissen Zeiträumen gelöscht werden.

Aber auch bei der Datenspeicherung müssen neue Bestimmungen eingehalten werden. Laut DSGVO sind bei der Datenspeicherung „technische und organisatorische Maßnahmen zu berücksichtigen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.“

Für Unternehmer bedeutet das, dass die Speichermethoden immer auf dem neuesten Stand der Technik gehalten werden müssen. Nur so kann laut Gesetz eine angemessene Datensicherheit gewährleistet werden.

Ein Nichteinhalten dieser Regeln kann Geldstrafen von bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des letztjährigen Umsatzes zur Folge haben.

Außerdem gilt für geschäftliche E-Mails eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren. Denn Sie sind laut Gesetz einem Geschäftsbrief gleichgestellt.

Wie Sie solche E-Mails am besten gesetzeskonform speichern und worauf Sie dabei achten müssen, haben wir Ihnen bereits in einem ausführlichen Artikel zusammengefasst. Klicken Sie hier, um zu diesem Beitrag zu gelangen: https://www.rysit.at/hohe-strafen-durch-falsche-e-mail-archivierung-so-schuetzen-sie-ihr-unternehmen/

Meine Empfehlung: Kombinieren Sie bei einer Speichererweiterung lokalen und Cloudspeicher

Eine Kombination aus lokalem und Cloudspeicher erweist sich bei Speichererweiterungen für die meisten Unternehmen als beste Lösung.

Da eine Erweiterung des Netzwerkspeichers immer teurer als eine Speichererweiterung in der Cloud ist, sollten Sie unwichtigere Daten nach Möglichkeit auf ein Cloud-Service auslagern. So wird in Ihrem Netzwerk Speicherplatz frei.

Sensible Daten wie etwa Kreditkarteninformationen von Kunden oder der Code von selbstprogrammierter Software sollten jedoch unbedingt weiterhin im lokalen Netzwerk gespeichert werden.

Durch eine Kombination der Speichermethoden erreichen Sie die ideale Mischung aus kostengünstigem Speicher (Cloud) auf der einen und Datensicherheit (lokale Speicherung im Netzwerk mittels NAS) auf der anderen Seite.

Sie haben noch weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten.

Wenn Sie noch weitere Fragen zur Erweiterung Ihres Speichers haben, oder weitere wichtige Punkte hinzufügen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Sollten Sie zudem Beratung beim Kauf von zusätzlichem Speicher benötigen, stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung. Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf IT-Wartung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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