Hohe Strafen durch falsche E-Mail-Archivierung: So schützen Sie Ihr Unternehmen

Wussten Sie, dass E-Mails, die Geschäftskorrespondenzen beinhalten als Geschäftsdokumente gelten? Dadurch sind sie etwa Geschäftsbriefen rechtlich gleichgestellt.

Für diese E-Mails gelten daher die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für jedes andere Geschäftsdokument. Sie müssen mindestens 7 Jahre lang aufbewahrt werden.

Während bei gedruckten Dokumenten wie zum Beispiel Geschäftsbriefen die Aufbewahrung relativ simpel ist, stellt sich bei E-Mails vielen Unternehmern diese Frage:

„Wie archiviere ich meine E-Mails rechtskonform?“

Dieser Frage sind wir für Sie auf den Grund gegangen und haben für Sie einen Blogbeitrag über die rechtskonforme Archivierung von E-Mails verfasst. Hier erfahren Sie, welche gesetzlichen Vorgaben existieren und wie Sie Ihre E-Mails sachgerecht archivieren.

Gesetzliche Vorgabe: 7 Jahre revisionssicher speichern

Alle geschäftlich relevanten E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden. Doch was bedeutet revisionssicheres Archivieren eigentlich genau?

Wenn relevante E-Mails (inklusive E-Mail-Anhänge!) vollständig, originalgetreu, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind, gilt die Archivierung als revisionssicher.

Zusätzlich müssen Sie sich noch an die Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren berücksichtigen. Eine geschäftlich relevante E-Mail darf also erst nach frühestens 7 Jahren gelöscht werden.

Wenn Sie sich bei der Archivierung an diese Punkte halten, erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben.

So archivieren Sie Ihre E-Mails rechtskonform

Am besten greifen Sie bei der Archivierung auf eine Spezialsoftware (z.B. MailStore) zurück. Diese Software fertigt Kopien aller relevanten E-Mails an und speichert diese auf einen externen Server. Diese E-Mails können nicht mehr nachträglich bearbeitet werden.

Die meisten Software-Anbieter lassen sich in regelmäßigen Abständen von Wirtschaftsprüfern zertifizieren. So haben Sie die Garantie, immer auf dem neuesten Stand zu sein und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Bei der Anschaffung solcher Software müssen Sie mit Einmalkosten zwischen 300 und 400 Euro rechnen. Dafür ist der technische Support meistens kostenlos inkludiert und auch sonst haben Sie einige Vorteile.

Im Vergleich zu der Speicherung von E-Mails auf einem externen Medium, wie etwa einer externen Festplatte, bietet Ihnen diese Software beispielsweise bessere Suchfunktionen und ein einfacheres Setup.

Wenn Sie sich etwa nicht mehr an den Titel eines E-Mails, sondern nur noch an dessen Inhalt erinnern können, können Sie mittels Voll-Text-Suche nach dem E-Mail suchen.

Auch der Archivierungsvorgang selbst ist auf Einfachheit ausgelegt. Sie müssen nur Ihr E-Mail-Konto mit der Archivierungssoftware verbinden und schon werden alle E-Mails automatisch archiviert.

Welche Folgen hat eine nicht sachgerechte E-Mail-Archivierung?

Falls Ihr Unternehmen vom Finanzamt einer Steuerprüfung unterzogen werden sollte und Sie steuerrelevante E-Mails nicht vorzeigen können, kann Ihnen das Finanzamt empfindliche Strafen aufbrummen. Im schlimmsten Fall kann auch ein Strafverfahren gegen Sie geführt werden und Sie könnten im Gefängnis landen.

Auch abgesehen von diesem Worst-Case-Szenario könnte eine ungenügende Archivierung Konsequenzen für Sie haben. Wenn Kunden beispielsweise nach mehreren Jahren Garantieansprüche geltend machen wollen und Sie wichtige Dokumente nicht vorzeigen können, werden Sie blechen müssen.

Fazit: Auf Archivierungssoftware setzen und Probleme vermeiden

Sie sehen: Auch wenn die Anschaffung einer Spezialsoftware mit Kosten verbunden ist, sollten Sie nicht vor einem Kauf zurückschrecken. Denn auf lange Sicht sparen Sie sich dadurch unnötige Probleme mit dem Finanzamt, Kunden oder Lieferanten und werden unter dem Strich mit einem Plus aussteigen.

Mit einer Archivierungssoftware sind Sie zudem immer auf dem neuesten rechtlichen Stand und brauchen sich keine Sorgen mehr zu machen.

Sie haben noch weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten.

Wenn Sie noch weitere Fragen zur rechtskonformen Archivierung von E-Mails haben, oder weitere wichtige Punkte hinzufügen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Sollten Sie zudem Beratung bei der Archivierung Ihrer E-Mails benötigen, stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung. Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf EDV-Betreuung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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