Meine 3 besten IT-Spartipps für Unternehmer aus dem Jahr 2019

Als Unternehmer ist Ihnen eine funktionierende IT bestimmt besonders wichtig. Denn mit defekten Computern, Servern oder Netzwerken sind Sie mehr oder weniger handlungsunfähig und müssten Ihren Betrieb für mehrere Tage zusperren.

Deshalb sind Sie wahrscheinlich gerne dazu bereit, Geld für Ihre EDV-Betreuung, benötigte Lizenzen und andere IT-Leistungen auszugeben. Dennoch stellen mir Unternehmer oft die Frage: Gebe ich zu viel Geld für meine IT aus?

Nach fast 20 Jahren als EDV-Betreuer in Wien kann ich Ihnen eine klare Antwort auf diese Frage geben: In den meisten österreichischen KMU lassen sich die IT-Kosten reduzieren. Das ist in vielen Fällen sogar möglich, ohne Leistungen streichen zu müssen.

Sie sparen also Kosten, ohne die Sicherheit Ihrer Systeme zu gefährden.

Das Problem: Viele Unternehmer wissen nicht, wo sie beim Sparen überhaupt ansetzen müssen.

Im vergangenen Jahr habe ich mir deshalb zum Ziel gesetzt, detaillierte Blogbeiträge über die größten Kostentreiber in der IT zu schreiben. Die Spartipps aus diesen Beiträgen richten sich dabei speziell an kleine und mittelgroße Unternehmen.

Für Sie habe ich die 3 besten Spartipps aus dem vergangen Jahr herausgesucht und in diesem Beitrag zusammengetragen. Sie finden Kurzzusammenfassungen und weiterführende Links zu den detaillierten Beiträgen.

Die 3 beliebtesten IT-Spartipps aus dem Jahr 2019

Tipp 1: Service-Level-Agreements optimieren

In den Service-Level-Agreements werden bei einem IT-Wartungsvertrag bestimmte Reaktionszeiten und Wiederherstellungsgarantien festgelegt.

Diese Vereinbarungen sind für den IT-Dienstleister rechtlich bindend und dienen Ihnen als Sicherheit. Wird beispielsweise eine Reaktionszeit von 5 Stunden in den Service-Level-Agreements festgeschrieben, haben Sie die Garantie, dass sich Ihr EDV-Betreuer in maximal 5 Stunden um Ihr Problem kümmern wird.

Je geringer diese Reaktionszeit ist und je mehr zusätzliche Leistungen vereinbart werden, desto mehr zahlen Sie monatlich für Ihre EDV-Betreuung.

Im Umkehrschluss bedeutet das: Wenn Sie nicht benötigte Leistungen aus Ihren Service Level Agreements streichen, sparen Sie jedes Monat bares Geld.

Wie Sie hier im Detail vorgehen, erkläre ich Ihnen in diesem detaillierten Blogbeitrag: https://www.rysit.at/service-level-agreements-optimieren-bei-diesem-punkt-koennen-kmus-sparen/

Tipp 2: Software-Lizenzen strategisch ausrichten

Wissen Sie eigentlich, wie viele Programme Sie in Ihrer Firma verwenden und wie viel Geld Sie jedes Monat an Microsoft, Adobe & Co. für diese Lizenzen überweisen?

Und die noch viel wichtigere Frage: Wie viele dieser Programme verwenden Sie regelmäßig und für welche Lizenzen zahlen Sie “umsonst”?

Aus Erfahrung kann ich Ihnen sagen: Viele Unternehmen geben Hunderte Euro pro Jahr für Programme aus, die Sie selten bis nie verwenden.

Deshalb habe ich für meine Kunden 3 Fragen entwickelt, mit denen Sie ganz einfach eine Software-Lizenz-Strategie entwickeln können:

• Frage 1: Wie wichtig ist die Software für Ihr Unternehmen?
• Frage 2: Wie viele Mitarbeiter benötigen gleichzeitig einen Zugang zur Software?
• Frage 3: Reizen Sie alle Funktionen der Software aus?

Wie Sie diese 3 Fragen konkret zur Erstellung Ihrer Lizenz-Strategie einsetzen, erkläre ich Ihnen in meinem detaillierten Beitrag zum Thema Software-Lizenzen. Hier geht’s zum Beitrag: https://www.rysit.at/software-lizenzen-wie-sie-mit-der-richtigen-lizenzierungs-strategie-hunderte-euro-sparen/

Tipp 1: IT-Prozesse vereinfachen

Haben Sie sich schon manchmal gedacht, dass gewisse Abläufe, wie beispielsweise Back-Ups, unnötig kompliziert sind? Sie wissen aber nicht so recht, ob diese Prozesse einfach “von Haus aus” so komplex sind oder ob sie vereinfacht werden können?

Diese Fragen sind durchaus berechtigt. Vor allem als IT-Laie ist es manchmal schwierig, im scheinbar undurchschaubaren Netz aus komplizierten Fachbegriffen und Arbeitsschritten den Durchblick zu behalten.

Deshalb habe ich mich bei meinen Tipps auf Dinge konzentriert, die eher einfach umzusetzen sind. Diese 3 Optimierungen lassen sich in (fast) jedem kleinen und mittelgroßen Unternehmen und ohne IT-Profikenntnisse durchführen:

• Optimierung 1: Langsames Internet durch richtige Konfigurierung beschleunigen
• Optimierung 2: Unnötig hohe Druckkosten reduzieren
• Optimierung 3: Back-ups vereinfachen und automatisieren

Wie Sie als Laie zusätzliches Optimierungspotential erkennen und bei der Vereinfachung von IT-Prozessen konkret vorgehen, erkläre ich Ihnen leicht verständlich in diesem Beitrag: https://www.rysit.at/it-optimierungen-fuer-unternehmen-diese-3-punkte-verbessern-und-hunderte-euro-sparen/

Fazit: Viele KMU können bei der IT sparen, ohne Leistungen einzuschränken

Heutzutage ist die IT in fast allen kleinen und mittelgroßen Unternehmen unverzichtbar. Ohne funktionierende Computer, Server, Netzwerke oder Storages ist kein normaler Geschäftsbetrieb mehr möglich.

Als erfolgreicher Unternehmer ist es deshalb wichtig, Ihr “IT-Werk” am laufen zu halten und Geld in die Wartung Ihrer Systeme zu investieren.

Dennoch gibt es Möglichkeiten, um Kosten zu reduzieren, ohne auf benötigte Leistungen verzichten zu müssen.

Kurz zusammengefasst bedeutet das für Sie:

• Schauen Sie Ihre Service-Level-Agreements bei Ihrem IT-Wartungsvertrag genau durch und streichen Sie nicht benötigte Leistungen.
• Überlegen Sie vor dem Kauf bzw. dem Abschluss eines Software-Abos genau, wie Sie die Software verwenden und wie viele Ihrer Mitarbeiter mit dem Programm arbeiten werden.
• Beobachten Sie die IT-Abläufe in Ihrem Unternehmen und notieren Sie sich Arbeitsschritte, die auffällig lange dauern oder unnötig kompliziert sind. Hier ist in der Regel Optimierungspotential vorhanden.

Wichtig: Die Einsparungen sollten immer mit Maß und Ziel erfolgen.

Denn sobald Sie benötigte Leistungen streichen, sparen Sie definitiv am falschen Ende und gefährden Ihr Unternehmen. Fällt beispielsweise Ihr Server aus, steht Ihr Unternehmen für mehrere Stunden oder sogar Tage still und Sie “verheizen” Hunderte Euro.

Sollten Sie Fragen zu den Tipps aus diesem Beitrag haben, stehen wir Ihnen jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.

Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf IT-Service für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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