Sie haben sich schon immer gefragt, ob Ihre IT eigentlich optimal läuft oder ob es vielleicht doch Verbesserungspotential gibt? Sie sind aber kein IT-Experte und können nicht beurteilen, ob man einen IT-Prozess verbessern muss?

In meinen 15 Jahren als Spezialist in der IT-Branche sind mir schon oft Unternehmer in dieser Situation begegnet. Viele kennen sich mit Ihrer IT nicht wirklich aus und sind eigentlich nur froh, dass es selten größere Probleme gibt.

Aber meine Erfahrung hat gezeigt: In sehr vielen Unternehmen könnte man durch geschickte IT-Optimierungen über die Jahre gerechnet Hunderte Euro an Kosten einsparen. Über 3 häufige Verbesserungs-Möglichkeiten „stolpere“ ich dabei immer wieder.

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen deswegen diese 3 Möglichkeiten vorstellen. Ich erkläre leicht verständlich, wie Sie selbst IT-Optimierungs-Potential in Ihrem Unternehmen erkennen können und was Sie davon haben.

Was bringt mir eine IT-Optimierung überhaupt?

Diese Frage bekomme ich immer wieder zu hören. Denn viele Unternehmer wissen nicht, wie sie durch geschickte Optimierungen in der IT Zeit und somit Geld sparen können.

Ineffiziente IT-Prozesse kosten vor allem eines: Zeit.

Wenn viele Mitarbeiter unnötige Arbeiten machen, bringt das für Ihr Unternehmen wenig Mehrwert. Das Gehalt Ihrer Mitarbeiter müssen Sie aber trotzdem bezahlen. Auch bei Prozessen, die man eigentlich automatisieren könnte, geht unnötig Zeit verloren.

Durch die Beseitigung von Fehlerquellen und unnötigen Arbeitsschritten können Sie zusätzlich das Ausfall-Risiko Ihrer IT minimieren. Denn laufen Ihre Systeme sauber und effizient, kommt es zu weniger Störungen. Und jede Störung kostet Sie nicht nur Nerven sondern auch wertvolle Zeit und letzten Endes auch Geld.

Ihnen sollte Bewusst sein, dass bei Ausfällen Ihrer IT Ihr Unternehmen für mehrere Stunden oder Tage stillstehen kann. Ihre Mitarbeiter können in dieser Zeit nur eingeschränkt arbeiten. Sie müssen sie aber trotzdem voll bezahlen.

Diese 3 Optimierungen machen in (fast) allen Unternehmen Sinn

Langsames Internet durch richtige Konfigurierung beschleunigen

Viele Unternehmer bezahlen zwar eine schnelle (und teure) Internetleitung, können die mögliche Geschwindigkeit aber wegen System-Fehlern gar nicht erreichen.

Sie zahlen also für etwas, dass Sie gar nicht nutzen können. Man muss kein IT-Profi sein, um zu erkennen, dass hier Handlungsbedarf besteht.

Häufige Ursachen für eine langsame Internetverbindung sind beispielsweise ein falsch konfiguriertes Netzwerk, ein „langsamer“ Computer oder eine falsche eingestellte Firewall. Einige weitere „Lahmleger“ habe ich Ihnen in einem eigenen Blogbeitrag zusammengefasst: https://www.rysit.at/langsames-firmennetzwerk-die-3-haeufigsten-ursachen-und-deren-loesung/

In vielen Fällen kann es sich deshalb lohnen, einen IT-Experten zu Hilfe zu ziehen. Dieser erkennt das Problem meistens sehr schnell und macht Ihr Internet wieder „fit“. Danach können Sie und Ihre Mitarbeiter wieder angenehmer arbeiten.

Unnötig hohe Druckkosten reduzieren

In vielen Unternehmen stehen mehrere kleinere Drucker unterschiedlicher Hersteller. Diese Drucker wurden oft nach und nach angeschafft, um den steigenden Druck-Bedarf bewältigen zu können.

Diese Drucker benötigen aber alle spezielle Tintenpatronen und sind anders zu warten. Auch bei der Bedienung gibt es meistens Unterschiede. All das kostet Sie unnötig Geld und nervt obendrein noch Ihre Mitarbeiter.

Dieses Problem könnte man ganz einfach lösen: Man kauft einen größeren Drucker, mit dem der gesamte Druck-Bedarf des Unternehmens abgedeckt werden kann. Dieser Drucker ist in der Anschaffung meist etwas teurer, druckt aber effizienter. So spart man unterm Strich über Jahre gerechnet Geld.

Wie Sie mithilfe 4 einfacher Fragen einen passenden Drucker für Ihr Unternehmen finden, habe ich Ihnen in einem eigenen Beitrag zusammengefasst: https://www.rysit.at/drucker-checkliste-wie-sie-mit-diesen-4-fragen-den-besten-drucker-fuer-ihr-unternehmen-finden/

Back-ups vereinfachen und automatisieren

Heutzutage kann man bei Back-ups durch Cloud-Services sehr viel automatisieren. Back-ups laufen dann automatisch im Hintergrund ab und es muss sich nicht ständig jemand um Festplatten-Tausch oder ähnliches kümmern.

Ihre Mitarbeiter können sich dadurch um Ihre eigentliche Arbeit kümmern und müssen sich nicht mit Back-ups quälen.

Was noch dazu kommt: Bei einem komplizierten Back-up-Prozess können viel leichter Fehler passieren.

Wie sich bei einem meiner Kunden ein solcher Fehler eingeschlichen hat und ihn unterm Strich um 3.000 Euro ärmer gemacht hat, können Sie in diesem Beitrag nachlesen: https://www.rysit.at/wie-fehlende-datensicherung-in-einem-kleinbetrieb-3000-e-kosten-verursachte-und-wie-sie-sich-schuetzen/

So erkennen Sie als Laie IT-Optimierungs-Potential in Ihrem Unternehmen

Hier gilt vor allem: Sind Prozesse übermäßig kompliziert, sind sie meistens nicht effizient. Denn unnötige Arbeitsschritte kosten Zeit, sind potenzielle Fehelrquellen und treiben Ihre Kosten in die Höhe.

Lassen Sie mich das alles anhand eines Beispiels erklären:

Angenommen Sie haben in Ihrem Unternehmen 5 Mitarbeiter und auch 5 Computer.

Sie möchten, dass im Notfall jeder Mitarbeiter auf jedem Computer arbeiten und immer auf seine Dokumente zugreifen kann. Deshalb legen Sie auf jedem Computer 5 User an. Für 5 Computer kommen Sie so auf 25 User.

Was die meisten Unternehmer nicht bedenken: Wollen Sie etwas ändern oder eine Software aktualisieren, müssen Sie das in diesem Beispiel 25 mal machen. Die Chance, dass bei dieser repetitiven Arbeit Fehler passieren, ist relativ hoch.

Effizienter wäre hier beispielsweise die Nutzung einer Cloud. Alle Mitarbeiter speichern dann Ihre Dokumente in den Cloud-Speicher und können von jedem PC darauf zugreifen, ohne einen eigenen Benutzer haben zu müssen.

Auf jedem Computer gibt es also nur einen User. Führen Sie jetzt Aktualisierungen durch müssen Sie das nur noch einmal pro Computer machen. So sparen Sie Zeit, reduzieren Ihre Kosten und beseitigen unnötige Fehlerquellen.

Dieses Beispiel lässt sich auch mit dem oben erklärten Drucker-Beispiel vergleichen. Aber auch ein Back-up kann unnötig kompliziert sein. Je mehr (menschliche) Arbeitsschritte benötigt werden, desto höher ist die Chance für Fehler.

Fazit: IT-Prozesse vereinfachen und unnötige Kosten eliminieren

Effiziente IT-Prozesse haben in der Regel eines gemeinsam: Sie sind einfach. Machen Sie sich deshalb Gedanken über die einzelnen Schritte Ihrer IT-Prozesse. So kann man selbst als Laie oft unnötig komplizierte Arbeitsabläufe erkennen.

Haben Sie Verbesserungs-Potential erkannt, können Sie unnötige Arbeitsschritte streichen und so Kosten sparen. Dabei benötigen Sie aber fast immer die Hilfe eines IT-Profis.

Denn diese Situation kann man sehr gut mit der Analyse eines Blutbefunds vergleichen: Als Laie kann man durch nach-googeln wahrscheinlich sehr schnell herausfinden, dass gewisse Werte nicht passen. Was aber dann zu tun ist, würden Sie aber dennoch Ihren Arzt fragen und nicht selbst „herumdoktern“.

Sollten Sie noch Fragen zur IT-Optimierungen haben oder für Ihr Unternehmen ein professionelles IT-Service benötigen, stehen wir Ihnen als aktiver Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf den IT-Service für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

Foto: © JenkoAtaman – stock.adobe.com

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