Druckkosten senken: Wie Sie mit 4 Fragen den besten Drucker für Ihr Unternehmen finden

Mit einem neuen Drucker können Sie Ihre Druckkosten nachhaltig senken.  Aber welches Modell ist die beste Wahl? Brauchen Sie einen Tintenstrahl oder doch einen Laserdrucker? Welche Funktionen müssen vorhanden sein?

Diese Fragen beantworte ich in diesem Beitrag.

Dazu habe ich eine Checkliste erstellt, damit Sie den besten Drucker für Ihr Unternehmen finden. Zusätzlich erfahren Sie zwei meiner absoluten Geheimtipps beim Kauf und wie viel Sie konkret sparen können.

Der Beitrag in der Schnellübersicht:

• Wieviel viele Seiten drucken Sie pro Monat in Ihrem Unternehmen?
• Welche Dokumente drucken Sie am häufigsten?
• Welche Funktionen benötigt Ihr Drucker?
• Wie kritisch ist die Funktion des Druckers für Ihr Unternehmen?
• Meine zwei besten Tipps für den Drucker-Kauf
• Ihre Kosteneinsparung am Rechenbeispiel erklärt

Dieser Beitrag wurde am 27. März 2022 aktualisiert.

1. Wie viele Seiten drucken Sie pro Monat in Ihrem Unternehmen?

Das Druckvolumen ist ein wichtiger Entscheidungspunkt beim Druckerkauf. Denn Drucker sind für die beste Leistung auf verschiedene Maximalvolumen ausgelegt.

Überschreiten Sie dieses Maximum, kann es zu stärkeren Abnutzungserscheinungen kommen und die Leistung des Druckers sinkt. Um das passende Modell zu finden, müssen Sie genau feststellen, wie viele Seiten Sie im Monat durchschnittlich drucken.

Achtung: Handeln Sie hierbei auf keinen Fall nach Bauchgefühl. Aus meiner Erfahrung kann ich Ihnen bestätigen, dass dieses in fast jedem Fall trügt. Die Anzahl der Kopien wird zumeist erheblich unterschätzt.

Soeben hatte ich einen Kleinunternehmer als Kunden, der seine monatlichen Kopien auf 800 geschätzt hat. Tatsächlich waren es aber 2000! Seien Sie also ganz genau, damit Sie nicht zum falschen Drucker greifen und sich zusätzliche Kosten und Frustration einhandeln.

Wie finden Sie Ihr Druckvolumen heraus?

Möglichkeit 1: Sie surfen mit Ihrem Browser die IP-Adresse Ihres Druckers an und sehen dort nach

Die meisten Netzwerkdrucker in Büros zeigen unter Ihrer IP-Adresse ein Drucker-Dienstprogramm an. Dort steht, wieviel Sie gedruckt haben und seit wann.

Nun müssen Sie nur noch die Seitenanzahl durch die Monatsanzahl dividieren und Sie haben Ihre Druckleistung pro Monat.

Möglichkeit 2: Sie beauftragen einen EDV-Betreuer

Sie wissen nicht, wo und wie Sie das einsehen können? Sie möchten sich auch gar nicht damit beschäftigen? Das ist kein Problem.

Viele EDV-Betreuer bieten auch eine Druckleistungs-Messung an. Diese Daten werden dann von einem externen Dienstleister für Sie erhoben.

2. Welche Dokumente drucken Sie am häufigsten?

Je nachdem, wieviel und was (Briefe, Grafiken oder Fotos) Sie am häufigsten drucken, müssen Sie sich zwischen Tintenstrahl- und Laserdrucker entscheiden.

Früher war die Situation eindeutig: Tintenstrahldrucker konnten nur langsam drucken und eigneten sich daher nur für Privatzwecke oder kleine Unternehmen. Laserdrucker hingegen gab es nur in Größen, die hauptsächlich für große Unternehmen geeignet waren.

Tintenstrahldrucker haben inzwischen aber stark aufgeholt: Durch neue Technologien sind Tintenstrahldrucker nun für die meisten Unternehmen die bessere Wahl. Diese sind nicht nur viel flexibler was das Drucken angeht, sondern in vielen Fällen auch noch kostengünstiger.

Laserdrucker haben nur noch die Oberhand was das Drucken von Texten in enormen Mengen angeht. Selbst dann sollten Sie sich aber die Frage stellen, ob es Ihnen wert ist, dafür an Flexibilität einzusparen. Wir haben Ihnen die Vorteile der Druckerarten gegenübergestellt.

Vorteile eines Tintenstrahldruckers

Fotos und Texte in hoher Qualität

Tintenstrahldrucker besitzen einen Vorteil beim Druck von Fotos. Diese können Farben gleichmäßiger mischen und somit ein qualitativ hochwertigeres Bild drucken. Manche Hersteller bieten sogar spezielle Foto-Tinte an. Mit dieser können Sie feine Farbunterschiede und Konturen noch besser auf dem Papier erkennen.

Zudem gibt es nur für Tintenstrahldrucker spezielles glänzendes Fotopapier. Mit diesem erzielen Sie das beste Ergebnis.

Aber auch Texte werden qualitativ sehr hochwertig dargestellt und sind gestochen scharf. Tintenstrahldrucker eignen sich somit bestens für Werbematerialien.

Druck auf unterschiedlichem Papier/Materialien möglich

Bei einem Tintenstrahldrucker können Sie nicht nur auf Standard-Papier drucken. Auch auf glänzendes Papier für Fotos und Materialien aus Baumwolle (Tücher, Textilien) kann gedruckt werden.

Selbst DVDs und CDs können bedruckt werden, wenn es das Gerät unterstützt. Somit sind Sie bei der Wahl des Materials und Ihrer Werbemittel flexibler.

Keine Feinstaubbelastung

Im Gegensatz zu einem Laserdrucker verursacht ein Tintenstrahldrucker keine Feinstaubbelastung in der Luft.

Von einem Laserdrucker, werden beim Drucken mikroskoptisch kleine Partikel ausgestoßen, die für Menschen schädlich sind. Es empfiehlt sich daher nicht, Mitarbeiter in der Nähe von Laserdruckern arbeiten zu lassen.

Daher gilt: Haben Sie keinen eigenen Raum für Ihren Drucker oder wollen Sie auf Nummer sicher gehen, dann greifen Sie zu einem Tintenstrahldrucker. Dieser stoßt keine schädlichen Stoffe aus.

Vorteile eines Laserdruckers

Perfekte Texte

Mit einem Laserdrucker erzielen Sie gestochen scharfe Texte in klarer, tief schwarzer Farbe. Auch farbige Texte werden klar dargestellt.

Hohe Druckgeschwindigkeit bei großen Mengen

Laserdrucker sind im Punkt Druckgeschwindigkeit immer noch leicht überlegen. Tintenstrahldrucker haben soweit aufgeholt, dass Sie mit den meisten Laserdruckern mithalten können.

Beträgt das Druckvolumen pro Druckvorgang aber oft eine hohe Seitenanzahl, rechnet sich das schnellere Drucken für Sie immer noch.

3. Welche Funktionen benötigt Ihr Drucker?

Verschiedene Papierformate

Das Standardformat Din A4 kann jeder Drucker verwenden. Aber wie sieht es mit anderen Formaten aus?

Das Drucken in Formaten wie A3 unterstützt nicht jeder Drucker. Müssen Sie daher regelmäßig größere Zeichnungen und Pläne ausdrucken, ist es wichtig, dass Ihr Drucker größere Formate unterstützt.

Auch bei kleineren Formaten müssen Sie darauf achten, dass diese unterstützt werden. A5 und A6 Formate kann fast jeder Drucker verwenden. Dafür müssen Sie nur den Einzug kleiner stellen. Drucken Sie aber regelmäßig Flyer, Briefumschläge oder Handzettel aus, die nicht diesen Standardformaten entsprechen, benötigen Sie den richtigen Einzug dafür.

Es ist zudem wichtig, dass der Drucker auch automatisch erkennt, um welches Format es sich handelt. Das kann zwar manuell in den Druckereinstellungen geändert werden, aber nicht jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die Einstellungen. So gehen Sie sicher, dass es beim Druck keine Probleme geben wird.

Mehrere Papierladen

Verwenden Sie häufig mehrere Papierformate, verschiedene Papierqualitäten oder spezielles Papier?

Dann ist eine Anschaffung eines Druckers mit mehreren Papierladen bestimmt nützlich für Sie. So müssen Sie nicht jedes Mal das richtige Papier einlegen.

Wollen Sie z.B. in A5 drucken, weiß Ihr Drucker bereits automatisch, was für eine Lade er verwenden soll.

Verwenden Sie verschiedene Papierqualitäten für Ausdrucke innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens, können Sie diese einfach in verschiedene Fächer legen und dann das richtige auswählen.

Haben Sie im Unternehmen spezielles Papier auf dem z.B. bereits Ihr Unternehmen im Briefkopf steht, können Sie dieses auch einfach in ein anderes Fach einlegen und auswählen.

Faxen

Das Faxen von Dokumenten kann nicht jeder Drucker. Versenden Sie regelmäßig Faxe, müssen Sie darauf achten, dass der Drucker diese Zusatzfunktion besitzt.

Scannen

Auch die Scan-Funktion besitzt nicht jeder Drucker. Bei dieser gibt es aber noch einen weiteren Punkt, den Sie beachten sollten.

Drucker können nämlich mehrere Dokumente automatisch hintereinander einziehen und scannen. Bei Verträgen oder sonstige längere Dokumente, spart Ihnen diese Funktion wesentliche Zeit.

4. Wie kritisch ist die Funktion des Druckers für Ihr Unternehmen?

Hierbei kommt es auf die Herstellerwahl und deren Service-Angebot an. Sie haben grundsätzlich die Wahl zwischen größeren und kleineren Herstellern.

Große Anbieter wie Epson, Canon, Xerox etc. haben in Österreich viele Niederlassungen und ein gutes Service-Angebot. Sollte Ihr Drucker ausfallen, bekommen Sie rasch neue Ersatzteile und Hilfe.

Bei kleineren Herstellern werden Sie nicht denselben Service bekommen. Benötigen Sie also ein Ersatzteil, werden Sie erst einmal warten müssen. Ist ein Drucker für Ihre Arbeit essentiell, greifen Sie lieber zu den Großherstellern mit dem besseren Service.

Meine zwei besten Tipps für den Kauf

1. Setzen Sie immer auf hochwertige Markenhersteller

Wir können Ihnen nur raten, auf keinen Fall zu einem Billigprodukt zu greifen. Diese sind nicht nur in Qualität, Funktion und Nutzungsdauer den Qualitätsprodukten weit unterlegen. Sie sind auch noch wesentlich teurer.

Sie fragen sich jetzt vermutlich: „Wie kann das Billigprodukt teurer sein als das Qualitätsprodukt?“

Bei Billigdruckern sind die Kosten, die Sie sich bei der Anschaffung sparen, nichts im Vergleich dazu, was Sie für die Nutzung des Druckers extra bezahlen.

Denn Billigprodukte verwenden viel kleinere Druckerpatronen. Das Problem dabei: Im Vergleich zu Patronen mit großer Füllmenge sind diese kleinen Patronen um ein Vielfaches teurer.

Bei Qualitätsdruckern ist das vollkommen anders. Die Druckerpatronen sind wesentlich größer und halten daher auch lange. Sie müssen nicht ständig die Patronen wechseln.

Je nach Gebrauch können diese mehrere Monate halten. Zudem kosten Patronen im Vergleich zu jenen der Billigdrucker viel weniger.

2. Rechnen Sie durch, ob sich eine Drucker-Miete für Sie auszahlt

Inzwischen werden Sie beim Drucker-Kauf vor die Wahl gestellt, ob Sie das Produkt kaufen oder mit Rund-um-Paket mieten wollen.

Wenn Sie aus wirtschaftlicher Sicht einen fixen monatlichen Betrag zahlen möchten, der alle Kosten rund um Ihre Drucker beinhaltet, kann eine Miete für Sie interessant sein.

Praxisbeispiel: Ähnliche Kosteinsparungen auch Sie erzielen

Da wir im Rahmen unserer EDV-Betreuung bereits sehr viel Erfahrung mit den Profi-Druckern der Firma Epson haben, möchten wir Ihnen einen konkreten Vergleich aus der Praxis zeigen:

Wir haben uns das Druckverhalten eines Neu-Kunden genauer angesehen. Das Ergebnis war ein Druckvolumen von 5.000 Seiten im Monat (3.500 Seiten in Farbe und 1.500 Seiten in schwarz/weiß).

Der Kunde betreibt eine Kanzlei zur Immobilienvermarktung mit 10 Mitarbeitern. Der Kundenwunsch war, die Kosten zu senken, aber dieselben hohen Qualitätsansprüche zu halten. Denn für die Exposés muss der Druck von ausgezeichneter Qualität sein.

Höhere Effizienz ohne Qualitätsabstriche durch neue Druckermodelle

Neue Druckermodelle sind wesentlich effizienter in der Verwendung der Materialien.

Durch die Anschaffung von neuen Geräten konnte die Reichweite der Verbrauchsmaterialien von 15.000 auf 75.000 Seiten pro Patrone erhöht werden. Der Kunde musste die Patronen nur alle 14 Monate austauschen – davor mussten sie alle 3 Monate gewechselt werden.

Auch die laufenden Energiekosten konnten gesenkt werden. Die neuen Drucker verbraucht im Durchschnitt nur noch circa 40 Watt. Der Verbrauch des alten Drucker lag bei stolzen 1.500 Watt. Dadurch konnten monatlich 5€ bei den Stromkosten eingespart werden.

Die Effizienz beim Drucken wirkt sich natürlich auch auf die Kosten pro Seite aus. Somit konnten die Kosten für Farbseiten von 0,06€ auf 0,0039€ reduziert werden. Auch die Kosten für einen Schwarzdruck wurden von 0,006€ auf 0,0045€ gesenkt.

Rund 1.000 € Kostensenkung ab dem ersten Jahr

Die monatlichen Kosten wurden von 254€ auf 174€ gesenkt. Rechnet man diese Kosten auf 1 Jahr um, bedeutet das eine Kostensenkung von 3.048€ auf 2.088€. Somit sind das Kostenersparnisse von beinahe 1.000€ (mehr als 30% Kostensenkung!) und das jedes Jahr.

Fazit: Mit dem nötigen Wissen können Sie beim Drucker-Kauf Tausende Euro sparen

Die Auswahl des passenden Druckers ist komplizierter, als man im Vorhinein denkt. Einfach “blind” das Nachfolge-Modell Ihres aktuellen Geräts zu kaufen ist nicht empfehlenswert.

Wenn Sie wirklich Ihr volles Sparpotential ausschöpfen möchten, müssen Sie die vier Fragen meiner Checkliste beantworten:

• Wieviel viele Seiten drucken Sie pro Monat in Ihrem Unternehmen?
• Welche Dokumente drucken Sie am häufigsten?
• Welche Funktionen benötigt Ihr Drucker?
• Wie kritisch ist die Funktion des Druckers für Ihr Unternehmen?

Mithilfe dieser Checkliste sind Sie bestens vorbereitet und wissen, worauf Sie bei der Wahl eines Druckers achten müssen.

Sollten Sie noch Fragen rund um den Drucker-Kauf haben, stehe ich Ihnen aktiv als Ansprechpartner zur Verfügung. Schreiben Sie mir einfach eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at oder rufen Sie mich direkt an (+43 1 361 95 00).

Wir haben uns auf IT-Wartung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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