Sie sind Unternehmer und um Geld zu sparen übernehmen Sie einen Großteil Ihrer EDV-Betreuung selbst? Dinge, wie Back-Ups oder Updates für Antivirus- und Firewall-Programme erledigen Sie neben Ihrem Tagesgeschäft?

Dabei verlassen Sie sich auf Ihr spärliches IT-Wissen, alte Artikel aus Computerzeitschriften oder manchmal sogar auf Ihr Bauchgefühl?

Achtung: Häufig sitzen Unternehmer in diesen Situationen gefährlichem IT-Halbwissen auf.

Denn nicht alle gratis oder vermeintlich günstigen IT-Lösungen sind langfristig gesehen die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen. Ohne das nötige Hintergrundwissen können Sie das allerdings nur schwer beurteilen und unbewusst folgenschwere Fehler begehen.

Einem meiner Kunden hat dieses fehlende Wissen sogar 31.523 Euro gekostet. Wie es dazu kam? Das erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel…

Die 4 häufigsten Fälle von gefährlichem IT-Halbwissen in Unternehmen

In meinem Alltag als EDV-Betreuer in Wien stoße ich in Gesprächen mit Firmeninhabern und IT-Beauftragten immer wieder auf gefährliche IT-Missverständnisse.

Diese Halbwahrheiten und Mythen kosten diesen Unternehmern unbewusst Geld und im schlimmsten Fall kann dadurch sogar die Existenz Ihrer Firma bedroht werden.

Die 4 häufigsten IT-Missverständnisse und Halbwahrheiten aus meinem Arbeitsalltag habe ich für Sie hier zusammengefasst:

Halbwahrheit 1: „Sichere“ Back-Up Lösungen, die im Ernstfall 31.523 Euro Schaden verursachen

Sie speichern Ihre Firmendaten wöchentlich auf einer externen Festplatte oder laden Ihre Dokumente in eine Cloud hoch? Sehr gut, damit ist schon ein Grundstein für ein sicheres Back-Up gelegt.

Doch damit ist Ihre Back-Up-Arbeit keineswegs erledigt.

Denn um zu wissen, ob die Kopie im Ernstfall auch eingespielt werden kann, müssen Sie regelmäßig sogenannte Wiederherstellungstests durchführen. Dabei wird überprüft, ob Ihre Daten vollständig kopiert wurden und auch zur Gänze wiederhergestellt werden können.

Genau hier passierte einem meiner Kunden ein folgenschwerer Fehler: Er teilte sich mit seiner Assistentin die Back-Up-Arbeit. Diese Arbeit ging oft im Tagesgeschäft unter und bei den Back-Ups verließ sich jeder auf den anderen.

Eines Tages kam es tatsächlich zu einem Defekt der Festplatte und das Back-Up sollte eingespielt werden. Dann der Schock: Die letzte vollständige Kopie wurde vor 1,5 Jahren durchgeführt.

Alle digitalisierten Rechnungen, Geschäftsbriefe oder andere Belege zwischen dem Tag des letzten Back-Ups und dem Tag des Defekts waren verloren.

Alle Dokumente erneut einzuscannen und zu sortieren dauerte zirka 6 Monate. Ein Angestellter musste während dieser Zeit nur für diese Wiederherstellungsarbeit „abgestellt“ werden. Die Gesamtkosten beliefen sich am Ende auf 31.523 Euro.

Für viele Unternehmer wären solche Kosten existenzbedrohend. Darum sollten Sie mindestens 1 Mal im Monat überprüfen, ob Ihr Back-Up auch wirklich wieder eingespielt werden kann.

Wie Sie bei dieser Überprüfung vorgehen und welche 5 Eigenschaften Ihr Back-Up immer erfüllen muss, habe ich Ihnen in einem eigenen Blogbeitrag zusammengefasst: https://www.rysit.at/ist-ihr-back-up-wirklich-sicher-die-4-bekanntesten-back-up-mythen-und-was-dahintersteckt/

Halbwahrheit 2: Gratis Firewall- und Antivirus-Programme reichen für mein Unternehmen aus

Eins gleich vorweg: Gratis-Programme sind nur auf den ersten Blick gratis.

Wenn Sie keinen Geldbetrag bezahlen, können Sie sich sicher sein, dass Sie die Software mit Ihren Daten „finanzieren“.

Erst vor wenigen Wochen flog etwa der systematische Datenverkauf des Gratis-Anbieters Avast Antivirus an Großkonzerne auf.

Dennoch werden diese Programme von vielen Unternehmern genutzt. Für Hacker sind diese hohen Nutzerzahlen sehr attraktiv und deshalb haben sich viele Cyberkriminelle auf das „Knacken“ dieser Gratis-Programme spezialisiert.

So können sie auf einen Schlag möglichst viele wertvolle Daten stehlen.

Was noch dazukommt: Gratis-Software schützt meistens nur Ihren eigenen Computer, nicht aber andere Geräte in Ihrem Netzwerk. Im Falle eines Hackingangriffs ist Ihr Drucker oder Ihr NAS ungeschützt.

Deshalb rate ich Ihnen dringend von der Verwendung dieser Gratis-Programme ab.

Halbwahrheit 3: Mit einem günstigen Drucker spare ich langfristig immer Geld

Haben Sie sich vor dem Kauf Ihres Druckers Gedanken darüber gemacht, welche Dokumente (Pläne, Grafiken oder Texte) Sie am häufigsten drucken? Oder wie viele Seiten Ihr monatliches Druckvolumen beträgt?

Und: Wie viel kostet die Tinte, die Sie in regelmäßigen Abständen nachkaufen müssen?

Ohne Antworten auf diese Fragen zu haben, sollten Sie als Unternehmer keinen neuen Drucker anschaffen.

Denn sonst kann aus einem vermeintlich günstigen Drucker schnell eine teure Kostenfalle werden. In diesen billigen Druckern sind nämlich in der Regel ineffiziente Tonersysteme verbaut. Die Druckkosten für ein Blatt Papier können so 1 Euro oder sogar noch mehr betragen.

Sie sparen zwar bei den Anschaffungskosten, haben danach aber astronomische Betriebskosten.

Mit einem effizienten Drucker, der genau zu Ihrem Druckverhalten passt, können Sie diese Kosten auf 3 bis 4 Cent pro Blatt senken. Das ist eine Ersparnis von etwa 96 – 97%.

Diese Drucker sind zwar in der Anschaffung etwas teurer, aber auf eine Lebenszeit von 4 bis 5 Jahren gerechnet sind sie insgesamt dennoch günstiger als ein billiger Drucker.

Wie Sie mit 4 einfachen Fragen den richtigen Drucker für Ihr Unternehmen finden, habe ich Ihnen in einem detaillierten Beitrag zusammengefasst. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zu diesem Beitrag zu gelangen: https://www.rysit.at/drucker-checkliste-wie-sie-mit-diesen-4-fragen-den-besten-drucker-fuer-ihr-unternehmen-finden/

Halbwahrheit 4: Als Unternehmer kann ich bedenkenlos Gmail oder GMX für meine E-Mails verwenden

Wussten Sie, dass Sie als Unternehmer verpflichtet sind, alle E-Mails 7 Jahre lang aufzubewahren? Denn E-Mails sind mittlerweile anderen Dokumenten wie Geschäftsbriefen gleichgestellt. Löschen Sie Ihre E-Mails vor dem Ende dieser Frist, drohen Ihnen hohe Strafen.

Was aber tun Sie, wenn sich GMX plötzlich entscheidet, den E-Mail Dienst einzustellen? Sie würden auf einen Schlag all Ihre E-Mails verlieren und könnten sich nicht an die 7-Jahres-Frist halten.

Zusätzlich ist ähnlich wie bei anderer Gratis-Software keine Datensicherheit gegeben. Sie wissen nicht, was diese Anbieter mit Ihren E-Mails machen und wo Ihre Daten überhaupt gespeichert werden.

In der Vergangenheit wurden bei großangelegten Hacking-Attacken auf Gratis-Anbieter schon Millionen von E-Mails gestohlen und weiterverkauft.

Für Unternehmer sind diese Gratis-E-Mail-Dienste deshalb keine wirkliche Option.

Fazit: Firmen-EDV selbst betreuen? Ja, aber nur wenn Sie auch Zeit haben und sich wirklich auskennen!

Als Unternehmer können Sie die EDV-Betreuung durchaus selbst übernehmen. Die Voraussetzung dafür: Genug Zeit und echtes Fachwissen. Ohne diesen beiden Punkte ist die Chance sehr hoch, dass Sie einen der oben beschriebenen Fehler begehen und Ihr Unternehmen gefährden.

Meiner Erfahrung nach fehlt es in den meisten Firmen aber genau an diesen Voraussetzungen. Das Resultat: Viele wichtige IT-Arbeiten werden „im Vorbeigehen“ erledigt und durch zu wenig Fachwissen sitzen Unternehmer häufig Halbwahrheiten auf.

Man entscheidet sich für Gratis- oder (vermeintlich) günstige Produkte, ohne sich darüber im Klaren zu sein, welche Konsequenzen diese Entscheidungen nach sich ziehen.

Im Zweifel sollten Sie sich deshalb immer Rat von einem IT-Profi holen.

Sie haben über diesen Beitrag hinaus noch Fragen zu den 4 Halbwahrheiten aus diesem Artikel oder möchten die EDV-Betreuung in Ihrem Unternehmen gerne an einen Profi auslagern?

Gerne stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung. Unsere Erstberatung ist für Sie kostenlos und unverbindlich. Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf EDV-Betreuung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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