Ist Ihr Back-Up wirklich sicher? Die 4 bekanntesten Back-Up-Mythen und was dahintersteckt

Wussten Sie, dass bei 83% meiner (Neu)-Kunden kein sicheres Back-Up-Konzept erstellt wurde? Bei genauer Nachfrage bekomme ich dann oft die Frage “Brauchen wir in unserem Unternehmen überhaupt ein Back-Up?” zu hören.

Eins gleich vorweg: Ja, jedes Unternehmen in Österreich benötigt unbedingt ein sicheres Back-Up der Firmen-Daten.

Nur so können Sie bei Defekten oder nach einem Hacking-Angriff auf Ihre Daten zugreifen.

Wie soch ein sicheres Back-Up im Idealfall ausschauen sollte, wissen leider die Wenigsten. Hier “geistern” bei Unternehmern noch immer viele Mythen herum. Viele Unternehmer glauben, ein sicheres Back-Up-Konzept zu haben. Bei genauer Nachfrage stellt sich aber oft heraus, dass dieses Konzept alles andere als sicher ist und sie einem Mythos “aufgesessen” sind.

Kommt es dann zu einem IT-Notfall, könnte sich das Back-Up als nicht ausreichend erweisen und die Daten für immer verloren sein.

Damit Ihnen das nicht passiert, räume ich in diesem Beitrag mit den 4 hartnäckigsten Back-Up-Mythen auf und erkläre Ihnen, welche Punkte Ihr Back-Up wirklich sicher machen. Keine Sorge: Alle Punkte sind leicht verständlich erklärt und Sie müssen sich nicht durch IT-Fachchinesisch “durchkämpfen”.

Das sind die 4 bekanntesten Back-Up-Mythen aus meinem Alltag als EDV-Betreuer

Nach meiner Erfahrung als EDV-Betreuer glaubt (fast) jeder Unternehmer in Österreich immer noch an einen dieser folgenden Mythen:

1. Back-Ups auf USB-Sticks oder USB-Festplatten sind sicher

Viele Unternehmer sichern ihre Daten einmal pro Woche auf einer externen Festplatte und glauben, so ihre “Back-Up-Pflicht” erfüllt zu haben.

Ein solches Back-Up ist aber nicht ideal. Das hat vor allem 2 Gründe:

• USB-Festplatten und Sticks gehen sehr leicht verloren oder werden zerstört: Durch ihre handliche Größe kann man eine USB-Festplatte bzw. einen USB-Sticks sehr leicht verlieren. Außerdem können diese Medien durch eine falsche Lagerung über die Jahre kaputt gehen. Im Notfall stehen Sie dann mit leeren Händen da und Ihre Daten sind verloren.
• Back-Ups “von Hand” sind sehr fehleranfällig: Der Back-Up-Prozess muss bei USB-Festplatten bzw. USB-Sticks immer von einem Menschen durchgeführt werden. Passiert dabei ein Back-Up-Fehler liegt das laut meiner Erfahrung zu 90% am Menschen und nicht an der Technik. Darum sollten Back-Ups immer so weit wie möglich automatisiert werden. Das ist hier allerdings nur schwer möglich.

Verstehen Sie mich nicht falsch: USB-Sticks oder USB-Festplatten können sehr wohl Teil einer sicheren Back-Up Strategie sein. Als alleiniges Back-Up-Medium sind diese Datenträger allerdings zu fehleranfällig und unsicher.

2. Back-Up ist sicher, weil ich täglich eine Meldung mit “Back-Up erfolgreich” bekomme

“Ihr Back-Up wurde erfolgreich durchgeführt”. Die meisten Unternehmer glauben, dass ihre Pflicht mit dieser automatischen Meldung erledigt ist und dass das Back-Up erfolgreich durchgeführt wurde.

Grundsätzlich ist hier auch etwas Wahres dran. Aber: Diese Meldung bestätigt nur, dass die Daten erfolgreich kopiert wurden und nicht, dass die Daten auch im Notfall wiederhergestellt werden können.

Das kann nur mit einem sogenannten Wiederherstellungs-Test überprüft werden. Dabei wird überprüft, ob die kopierten Daten auch wirklich eingespielt werden können.

Ohne regelmäßige Wiederherstellungs-Tests ist eine solche “Back-Up erfolgreich”-Meldung deshalb fast wertlos.

3. Alle Back-Ups an einem Standort aufzubewahren ist sicher

Als Faustregel bei Back-Ups gilt: Das Back-Up darf nie von der selben Gefahr wie das Original betroffen sein. Befinden sich aber alle Back-Ups am gleichen Ort (beispielsweise in Ihrer Firma), kann diese Regel allerdings nicht erfüllt werden.

Denn kommt es in Ihrem Unternehmen zu einem Brand, können alle Back-Ups auf einen Schlag zerstört werden.

Deshalb muss immer mindestens ein Back-Up an einem anderen Ort (etwa bei Ihrem EDV-Betreuuer oder in der Cloud) aufbewahrt werden. Kommt es dann in Ihrer Firma zu einem Brand oder Einbruch, gibt es immer noch eine Kopie Ihrer Daten an einem anderen Ort.

4. Ein Cloud Back-Up reicht aus

Viele Unternehmer nutzen mittlerweile Cloud-Speicher für Back-Ups. Grundsätzlich ist daran auch gar nichts auszusetzen. Denn als Teil eines wohlüberlegten Back-Ups-Konzepts macht eine Speicherung in der Cloud durchaus Sinn.

Allerdings verwenden viele Unternehmer die Cloud als einziges Back-Up-Medium. Das ist dann sehr wohl problematisch.

Denn: So machen Sie sich von Ihrem Cloud-Anbieter abhängig und geben ein Stück weit die Hoheit über Ihre eigenen Daten auf.

Was würden Sie beispielsweise machen, wenn Ihr Cloud-Anbieter von heute auf morgen zusperrt und Sie nicht mehr auf Ihre Daten zugreifen können?

Zugegeben: Bei großen Anbietern wie Microsoft oder Amazon ist das wenig realistisch. Aber auch hier gibt es Risiken. Kommt es beispielsweise zu einem Daten-Leak könnten Ihre sensiblen Kundendaten von Hackern gestohlen und weiterverkauft werden.

Deshalb sollten Sie neben einem Back-Up in der Cloud auch immer ein lokales Back-Up bei Ihnen im Unternehmen durchführen. Hier würde sich beispielsweise ein automatisiertes Back-Up mit einem NAS anbieten.

Diese 5 Punkte machen Ihr Back-Up wirklich sicher

So viel wie möglich automatisieren: Die größte Fehlerquelle bei Back-Ups ist leider immer der Mensch. Denn ein Back-Up zu machen wird schnell vergessen oder geht im Tagesgeschäft unter. Deshalb sollte man bei Back-Ups immer so viel wie möglich automatisieren.

Regelmäßige Wiederherstellungs-Tests durchführen: Bei einem Wiederherstellungs-Test wird überprüft, ob alle Daten vollständig kopiert wurden und auch “sauber” wieder eingespielt werden können. Ohne diese Tests wissen Sie nicht, ob Sie sich im Notfall auch wirklich auf Ihr Back-Up verlassen können. Deshalb müssen Sie mindestens einmal im Monat einen Wiederherstellungs-Tests durchführen.

Mindestens 2 Back-Up Medien verwenden: Haben Sie nur ein Back-Up Ihrer Daten, kann Sie bereits ein Defekt oder ein fehlgeschlagenes Back-Up in Schwierigkeiten bringen. Deshalb müssen Sie immer mindestens 2 verschiedene Back-Up Medien (beispielsweise ein lokales NAS und eine Cloud) verwenden. So erhöhen Sie Ihre Datensicherheit enorm.

Mindestens 1 Back-Up außer Haus aufbewahren: Bewahren Sie alle Back-Ups in Ihrer Firma auf, können durch einen Brand oder Diebstahl alle Kopien Ihrer Daten verloren gehen. Deshalb sollten Sie immer mindestens 1 Back-Up bei Ihrem EDV-Betreuer oder in der Cloud aufbewahren.

Bei Bedarf auf Versionierungs-Funktion achten: Mit einer Versionierung können Sie auf ältere Versionen von Dateien zugreifen. Das ist vor allem wichtig, wenn Sie etwas versehentlich überspeichert haben und auf eine vorherige Version zugreifen müssen. Eine solche Versionierungs-Funktion ist jedoch nicht für alle Unternehmen zwingend notwendig.

Fazit: Sicheres Back-Up-Konzept erstellen und Mythen keine Chance geben

Ein Back-Up Konzept ist heutzutage für jedes Unternehmen in Österreich wichtig. Jedoch halten sich hier immer noch hartnäckige Mythen und viele Back-Up-Konzepte entpuppen sich bei genauerem Hinsehen als sehr unsicher.

In vielen Unternehmen werden beispielsweise immer noch alle Back-Ups am gleichen Ort aufbewahrt oder nur USB-Festplatten verwendet.

Um Ihr Back-Up wirklich sicher zu gestalten, müssen Sie immer mindestens 2 verschiedene Speicher-Medien verwenden und eines davon außer Haus aufbewahren. Zusätzlich sollte so viel wie möglich automatisiert und Wiederherstellungstests durchgeführt werden.

Sie haben noch weitere Fragen zu Back-Ups oder benötigen für Ihr Unternehmen ein professionelles Back-Up Konzept? Wir stehen Ihnen gerne als aktiver Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

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