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Wussten Sie, dass Unternehmen durch Fehler in der Software-Anschaffung Jahr für Jahr Hunderte Euro förmlich verheizen können? Denn: Viele Unternehmen kaufen teure Software-Programme, die Sie eigentlich gar nicht brauchen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Programme Sie wirklich benötigen und wie Sie Geld beim Software-Kauf sparen können.

Hier decken wir nur Software-Programme ab, die wirklich jedes Unternehmen braucht. Je nach Branche könnte Ihr Unternehmen jedoch noch andere Programme benötigen.

Wenn Sie beispielsweise ein Schuhgeschäft betreiben, werden Sie zusätzlich zu diesen Programmen noch ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Lager benötigen.

Aufgrund der unendlichen Möglichkeiten gehen wir jedoch nicht auf branchenspezifische Software ein.

Diese 3 Programme benötigen Sie wirklich

Office Paket von Microsoft

Im Office Paket von Microsoft sind die Programme Word, Excel, Powerpoint und Outlook enthalten.

Word ist ein Schreibprogramm mit dem Sie Rechnungen, Lieferscheine oder ähnliche Dokumente erstellen können. Für Datenauswertungen, Kalkulationen oder ähnliches ist Excel gut geeignet. Powerpoint können Sie für die Präsentationserstellung nutzen und mithilfe von Outlook könne Sie Ihre E-Mails verwalten und einen Terminkalender führen.

Sie sehen: Mit diesen Programmen können Sie schon viel abdecken.

Wenn Sie sich für eine Abo-Version entscheiden bezahlen Sie 8,80 Euro pro Monat und Benutzer und sind immer auf dem neuesten Stand.

Antivirus-Programm

Ein Antivirus Programm spürt schädliche Dateien wie Viren und Trojaner auf und beseitigt sie. So bleiben Ihre Computer funktionsfähig und zusätzlich schützen Sie sich auch vor Datendiebstählen.

Bei Antivirus Programmen haben Sie meistens die Wahl zwischen Gratisversionen und kostenpflichtigen Premiumversionen. Die Hauptunterschiede liegen in den Funktionen, der Anzahl der erkannten Schadprogramme und dem Support durch den Software-Hersteller.

Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter primär an Computern arbeiten, macht es durchaus Sinn, die Premiumversion zu kaufen. Sonst können Sie auch auf eine Gratisversion zurückgreifen.

E-Mail-Client

Ein E-Mail-Client ist ein Programm mit dem Sie E-Mails empfangen und senden können. Da Sie in Ihrem Unternehmen bestimmt Hunderte E-Mails pro Monat senden und empfangen, ist ein E-Mail-Client ein absolutes Muss.

Im bereits oben erwähnten Office Paket von Microsoft ist mit Outlook ein E-Mail-Client enthalten. Sonst können Sie auch auf diverse andere gratis oder premium E-Mail-Clients zurückgreifen. Im Gegensatz zu gratis-Clients bieten Premiumdienste mehr Speicherplatz und sind werbefrei.

So sparen Sie Geld durch die richtige Auswahl Ihrer Software

Gratisversionen nutzen

Neben den kostenpflichtigen Premiumversionen bieten viele Software-Hersteller auch eine abgespeckte Gratisversion Ihrer Software an. Diese Gratisversionen bieten meistens jedoch nur einen Teil der Funktionen und Sie als Nutzer sind dadurch eingeschränkt.

Wenn Sie manche Programme, wie zum Beispiel Fotobearbeitungssoftware, nur gelegentlich benutzen und mit den eingeschränkten Funktionen auskommen, können Sie auf Gratisversionen zurückgreifen.

Bei Software die Sie tagtäglich verwenden, wird das jedoch nicht ausreichen und Sie werden die Premiumversion benötigen. Wenn Sie dennoch an der Gratisversion festhalten sparen Sie an der falschen Stelle.

Unnötige Software streichen

Viele Software-Hersteller haben in den letzten Jahren Ihr Geschäftsmodell umgestellt. Während früher Software meist mittels Einmalzahlung gekauft wurde, wird heutzutage oft ein monatlich fixer Betrag verrechnet. Dadurch sinkt die Kaufschwelle und man wird so zu einem Abo verleitet. Dabei handelt es sich oft um Impulskäufe ohne vorherige Überlegungen.

So kann es schnell passieren, dass Sie Monat für Monat für Softwareprodukte bezahlen, die Sie nicht oder nur manchmal verwenden. Sie sollten diese Abos daher immer im Überblick behalten und nicht benötigte Produkte kündigen. Sonst verheizen Sie jedes Monat bares Geld.

Lizenzen richtig einsetzen

Im Software-Bereich ist eine Lizenz die Erlaubnis, ein Programm zu verwenden. Wenn Sie ein Programm, zum Beispiel Photoshop, auf allen Computern Ihres Unternehmens verwenden möchten, benötigen Sie für jeden einzelnen Computer eine Photoshop-Lizenz.

So zahlen Sie schnell Hunderte oder gar Tausende Euro an Lizenzgebühren für verschiedene Programme. Alle Computer mit allen Programmen auszustatten ist jedoch nur in den seltensten Fällen notwendig.

Viele Programme werden zum Beispiel nur in bestimmten Abteilungen benötigt und daher sollten Sie nur PCs in diesen Abteilungen mit einer Lizenz ausstatten. Wenn Sie jedoch eine Lizenz an alle Computer Ihres Unternehmens vergeben, verschwenden Sie nur Ihr Geld.

Fazit: So gehen Sie richtig an die Software-Anschaffung heran

Bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen, sollten Sie sich über Ihre Bedürfnisse im Klaren sein. Fragen Sie sich, ob Sie das Programm wirklich benötigen und wie oft Sie es verwenden.

Erstellen Sie zudem eine Liste mit Funktionen, die Sie unbedingt benötigen. Danach sollten Sie sich über unterschiedliche Gratis- und Premiumversionen informieren.

Vergleichen Sie die Gratisversionen mit den Premiumversionen und behalten Sie dabei Ihre gewünschten Funktionen im Hinterkopf.

Dann entscheiden Sie sich für das Produkt, dass Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. So vermeiden Sie unnötige Ausgaben und schmeißen Ihr Geld nicht einfach aus dem Fenster.

Sie haben noch weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns!

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten.

Wenn Sie noch weitere Fragen zur richtigen Auswahl von Software-Programmen haben, oder weitere wichtige Punkte hinzufügen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Sollten Sie zudem Beratung beim Kauf Ihrer Software benötigen, stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung. Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf EDV-Betreuung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

Foto: ©Alfred Muller – pixabay.com

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