Sie sind Inhaber eines kleinen oder mittelgroßen Unternehmens? Ihr Arbeitstag ist mit Rechnungen schreiben, Neukunden gewinnen oder plötzlich auftretenden Problemen immer vollständig verplant und um Ihre IT müssen Sie sich so nebenbei auch noch kümmern?

Sie möchten aber auch keinen IT-Techniker anstellen und eine Auslagerung an einen Profi zahlt sich (noch) nicht aus?

In dieser Situation befinden sich leider viele Unternehmer. In meinem Alltag als EDV-Betreuer spreche ich fast täglich mit Inhabern von kleinen und mittelgroßen Unternehmen.

Die IT nimmt auch in diesen Firmen einen immer größeren Stellenwert ein, aber arbeiten wie Updates oder Back-Ups gehen meiner Erfahrung nach dennoch meistens im Tagesgeschäft unter.

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen deshalb zeigen, wie Sie häufige Arbeiten automatisieren können und so im Durchschnitt 5 IT-Arbeitsstunden pro Monat einsparen können.

So werden Sie entlastet und in der Regel passieren so auch weniger Fehler. Denn in der IT ist die häufigste Fehlerquelle leider immer der Mensch selbst.

Deshalb machen Automatisierungen nicht nur aus einem Zeit-Aspekt, sondern auch aus Sicherheitsgründen Sinn.

3 IT-Automatisierungen, die für (fast) alle KMU geeignet sind

Heutzutage lassen sich in der IT von der Serverüberwachung bis zum Cloud-Speicher schon fast alle Prozesse (zumindest teilweise) automatisieren. Viele dieser Punkte rechnen sich aber nur für größere Firmen mit komplexer IT-Infrastruktur.

In diesem Artikel fokussiere ich mich aber wirklich nur auf Tipps, die auch kleine und mittelgroße Unternehmen umsetzen können. Vom Handwerksbetrieb über die Gärtnerei bis hin zum Spezialitäten-Geschäft sind diese Punkte für (fast) alle Firmen geeignet.

Tipp 1: Zeitaufwand und Fehler beim Back-Up Prozess reduzieren

Damit wichtige Informationen wie Kundendaten, laufende Projekte oder Rechnungen bei einem technischen Defekt nicht verloren gehen, sind regelmäßige Back-Ups für jedes Unternehmen Pflicht.

Der Zweck eines Back-Ups ist es, eine vollständige und wiederherstellbare Kopie Ihrer Daten auf einem anderen Speichermedium zu haben. Dieses Speichermedium könnte beispielsweise ein Cloud-Speicher oder ein Network Attached Storage (NAS) sein.

Am besten sollte einmal pro Woche ein solches Back-Up in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden.

Mit dem bloßen Kopieren der Daten ist Ihre Back-Up-Arbeit aber noch nicht getan: Sie müssen auch regelmäßig prüfen, ob die Kopie “sauber” und vollständig wieder eingespielt werden kann. In der Praxis führt man dazu mindestens einmal im Monat einen sogenannten Wiederherstellungstest durch.

Dieser Test prüft, ob die Kopie vollständig von Ihrem Back-Up-Medium auf Ihren Haupt-Speicherungsort übertragen werden kann.

Das Risiko, dass Sie einen dieser Punkte in der Hektik des Tagesgeschäfts vergessen oder einen Flüchtigkeitsfehler begehen, ist allerdings sehr hoch.

Deshalb lohnt es sich, diese Back-Ups und Wiederherstellungstests automatisiert mit einer Spezial-Software durchführen zu lassen.

Worauf Sie bei Back-Ups noch achten müssen und welche 5 Punkte ein sicheres Back-Up erfüllen muss, habe ich Ihnen in einem eigenen Artikel zusammengefasst. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zu diesem Beitrag zu gelangen: https://www.rysit.at/ist-ihr-back-up-wirklich-sicher-die-4-bekanntesten-back-up-mythen-und-was-dahintersteckt/

Tipp 2: Software Updates automatisiert durchführen lassen

Um Sicherheitslücken zu schließen, müssen Sie Ihr Betriebssystem oder Ihre Programme immer auf dem neuesten Stand halten. Software-Hersteller veröffentlichen dazu in regelmäßigen Abständen Updates, die Fehlfunktionen (auch Bugs genannt) oder entdeckte Sicherheitslücken schließen.

Diese Aktualisierungen sollten Sie am besten immer sofort installieren. Sonst öffnen Sie Hackern Tür und Tor setzen Ihr Unternehmen einer ersten Gefahr aus.

Viele Cyberkriminelle warten nämlich nur darauf, dass verwundbare Punkte bei Software-Programmen entdeckt werden und richten ihre Angriffe gezielt danach aus.

Tun Sie nichts gegen diese Sicherheitslücken, sind Sie ein willkommenes Opfer und Hacker können im schlimmsten Fall Ihre gesamten Daten stehlen, weiterverkaufen oder auch löschen.

In der Realität werden diese Updates aber leider oft vernachlässigt und auf später verschoben. Deshalb lohnt es sich für viele Unternehmen, diese Updates automatisiert erledigten zu lassen.

Wichtig: Um sicherzugehen, dass wirklich alle Aktualisierungen korrekt durchgeführt wurden, müssen Sie automatische Updates immer kurz selbst überprüfen. In der Regel beträgt der Zeitaufwand dafür aber nur wenige Minuten.

Tipp 3: Automatischer Datenabgleich Ihres Webshops mit einem ERP-System

Immer häufiger verkaufen auch kleine und mittelgroße Betriebe Produkte über einen Webshop. Oft müssen Unternehmer nach Geschäftsschluss die vorhandene Ware mit dem Angebot auf der Webseite vergleichen und einzelne Produkte bis zur nächsten Lieferung entfernen.

Das ganze Sortiment aktuell zu halten, kann so schnell zu einem echten “Zeitfresser” werden.

Die Lösung: Verknüpfen Sie Ihren Webshop mit einem Enterprise Resource Planning (ERP) oder einem anderen Warenwirtschafts-System.

Sind Ihr Webshop und dieses System verbunden, aktualisiert sich der Lagerbestand nach einer Lieferung oder einem Offline-Verkauf in Ihrem Geschäft automatisch. Sie müssen also nicht mehr regelmäßig Ihren Webshop kontrollieren und Produktbestände per Hand ändern.

Fazit: Besonders inhabergeführte KMU profitieren von IT-Automatisierungen

Vor allem in kleinen und mittelgroßen Unternehmen wird die EDV vom Inhaber persönlich und nicht von einem IT-Profi erledigt. Deshalb profitieren diese Firmen von den 3 Tipps in diesem Artikel am meisten.

Sie sparen im Schnitt 5 Stunden IT-Arbeitszeit pro Monat, reduzieren Fehlerquellen und können sich voll auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.

Dennoch hat auch die Automatisierung gewisse Grenzen und bei Defekten oder anderen speziellen Problemen werden Sie auch in Zukunft die Hilfe eines IT-Profis benötigen.

Mit den Tipps aus diesem Beitrag legen Sie aber den Grundstein für eine funktionierende IT in Ihrem Unternehmen.

Falls Sie über diesen Beitrag hinaus noch Fragen zu IT-Automatisierungen haben oder sich gerne von einem erfahrenen EDV-Betreuer zu diesem Thema beraten lassen möchten, stehen wir Ihnen als Ansprechpartner gerne zu Verfügung.

Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at. Meine Erstberatung ist für Sie natürlich unverbindlich und kostenlos.

Wir haben uns auf den IT-Service für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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