Arbeitsplatz-Checkliste: Mit diesen Tipps sparen Sie Zeit und Geld beim Einrichten

Sie haben gerade einen neuen Mitarbeiter eingestellt? Worauf müssen Sie jetzt beim Einrichten des Arbeitsplatzes achten?

Die Zeit drängt, aber Sie wissen nicht, was Sie alles für den neuen Schreibtisch brauchen? Dann helfen Ihnen meine vier Tipps bestimmt weiter!

Als EDV-Betreuer mit 20 Jahren Erfahrung habe ich schon Dutzenden Kunden bei der Einrichtung neuer Arbeitsplätze beraten.

Dabei ist mir aufgefallen: Viele Unternehmer geben jährlich Tausende Euro für Geräte und Wartungskosten aus, die sie im Grunde genommen gar nicht brauchen.

Aus diesem Grund habe ich für Sie eine Checkliste mit konkreten Tipps rund ums Einrichten eines Arbeitsplatzes erstellt, die Ihnen dabei hilft, Kosten zu sparen und effizient zu arbeiten:

• Punkt 1: Wählen Sie die richtige Anzahl an Bildschirmen
• Punkt 2: Passen Sie die Druckeranzahl an Bedürfnisse an
• Punkt 3: Bestimmen Sie, welche Software Ihr neuer Mitarbeiter wirklich braucht
• Punkt 4: Stocken Sie bei Bedarf Ihren Verschleißteil- und Verbrauchsmaterial-Vorrat auf

Dieser Beitrag wurde am 29. Jänner 2022 aktualisiert.

Punkt 1: Zwei Bildschirme erleichtern das Arbeiten

Generell gilt bei Bildschirmen: Zwei sind besser als einer. Sollten Ihre Mitarbeiter nämlich gleichzeitig mit zwei verschiedenen Programmen arbeiten, sparen zwei Bildschirme Zeit und Nerven.

Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter schneller auf Informationen zugreifen und verzichten zudem vermehrt auf den Ausdruck von Dokumenten. Das bedeutet: Die Arbeit wird durch zwei Bildschirme effizienter und Ihre Druckkosten sinken.

Bei einigen Berufsgruppen ist es geradezu unmöglich, mit nur einem Bildschirm zu arbeiten. Dazu zählen:

• Grafiker
• Architekten
• Dolmetscher
• Buchhalter
• IT-Techniker

Punkt 2: Ein eigener Drucker ist (fast) immer unnötig und ineffizient

Jeder kennt diese Großraumbüros aus amerikanischen Filmen: Eine Etage voller Nischen, Angestellte auf engstem Raum zusammengepfercht und Unmengen an Geräten (Drucker, Faxe, etc.). Doch ist das wirklich notwendig?

Die Anschaffung von vielen Druckern kostet Sie als Arbeitgeber nicht nur Unmengen an Geld, sondern gefährdet auch die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter. Eine Studie belegt, dass durch die hohe Anzahl an Druckern die Luft in Großraumbüros vier Mal so viel Feinstaub enthält, wie die Luft nahe einer Autobahn.

Der Grund: Laserdrucker sondern gesundheitsschädlichen Feinstaub in die Raumluft ab und setzen Ozon frei.  Dadurch werden Atemwege und Schleimhäute gereizt und können sich entzünden. Sollten Sie also mehrere Laserdrucker in Ihrem Büro besitzen, können diese zu Erkrankungen Ihrer Mitarbeiter beitragen.

Unsere Lösung: Professionelle Tintenstrahldrucker (ab ca. 1.000€). Diese stoßen keine schädlichen Stoffe aus und können zudem unterschiedliches Papier oder sogar Materialien (z.B. Tücher, Textilien) bedrucken.  Obwohl die Anschaffungskosten eines Tintenstrahldruckers (aufgrund der einfacheren Technik) günstiger sind, bleibt die Druck-Qualität dennoch hoch.

Dasselbe gilt auch für die Geschwindigkeit: Hochmoderne Tintenstrahldrucker arbeiten mittlerweile fast genauso schnell wie Laserdrucker. Somit büßen Sie und Ihre Mitarbeiter keine Zeit beim Arbeiten ein.

Einmal für ein Modell entschieden bleibt die Frage: Wie viele davon?

Um die richtige Antwort darauf zu bekommen, sollten Sie zunächst das Druckverhalten Ihres Unternehmens kennen. Oft reicht ein Qualitätsdrucker schon aus, um die Kosten von vielen Billigdruckern einzusparen. Auch wenn der Kaufpreis eines hochwertigeren Gerätes teurer ist, zahlen Sie dabei langfristig weniger Kosten für Patronen.

In einem praktischen Beispiel haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile von professionellen und semi-professionellen Druckern einmal ausgerechnet:

Ein normaler Haushaltsdrucker kostet Sie um die 200 €.

Dieser braucht 4 Patronen für die 4 verschiedenen Farben.

Eine Patrone kostet 30 €. Für ein Set (reicht für ca. 500 Seiten) zahlen Sie also 120€.

Selbst mit einem geringen Druckaufwand (von ca. 2.500 Seiten/Jahr) wie in einem kleinen Unternehmen, geben Sie als Geschäftsführer rund 600 € pro Jahr allein für Patronen aus.

Gesamtkosten für 2 Jahre (inkl. Anschaffungskosten) = 1.400€

Ein hochwertiger Qualitätsdrucker kostet hingegen rund 1.000€.

In der Regel braucht ein solcher Drucker, ausgehend von dem obigen Druckvolumen, keine weiteren Patronen.

Die Druckkosten durch Patronen liegen dann bei ca. 2 Cent pro A4-Seite.

Bei 2.500 Seiten wäre das ein Preis von 50 €.

Gesamtkosten über 2 Jahre = 1.050 €, Ersparnis in den ersten 2 Jahren: 350 €

Ein Qualitätsdrucker spielt demnach schon ab dem zweiten Jahr die zusätzlichen Kosten der Anschaffung wieder ein.

Sollte Ihr Unternehmen ein höheres Druckvolumen haben, machen sich dies sogar noch früher bemerkbar. Ein Billigdrucker hingegen wird durch seinen Patronenverbrauch von Jahr zu Jahr teurer für Sie.

Mit welchen zwei weiteren Tipps Sie noch mehr Geld sparen können, haben wir für Sie in einem eigenen Beitrag zusammengefasst: https://www.rysit.at/wie-sie-mit-professioneller-edv-betreuung-geld-sparen-koennen/

Punkt 3: Statten Sie nicht jeden Mitarbeiter pauschal mit allen Programmen aus

Ähnlich wie bei den Druckern verhält es sich auch mit den Software-Lizenzen. Die Frage, die Sie sich als Geschäftsführer hier stellen sollten ist: Wer macht was?

Um die Art und ideale Anzahl an Lizenzen für Ihren Betrieb herauszufinden, müssen Sie über die Arbeitsgewohnheiten Ihrer Mitarbeiter Bescheid wissen. Sprich: Wer benutzt welches Programm wie oft?

Gehen wir von einem Beispiel mit 5 Mitarbeitern aus, die Sie mit den neuesten Lizenzen ausstatten:

Preis pro Adobe Creative Cloud (Photoshop, Indesign & Co.) = 59,99 € / Monat pro Lizenz

Preis für 5 Mitarbeiter = 299,95 € / Monat

Im Normalfall = 3.599,40 € / Jahr

Doch wie viele der 5 Mitarbeiter brauchen diese Lizenz wirklich? Oft verwenden nur Grafiker die Adobe Creative Cloud regelmäßig, während andere Mitarbeiter höchstens einige Male pro Monat darauf zugreifen müssen.

In unserem Beispiel gehen wir von 2 Grafikern aus. Das bedeutet nach der Lizenz-Optimierung:

Preis für 2 Mitarbeiter = 119,98 € / Monat

Ihr Unternehmen kostet das im Jahr: 1.439,76 €

Ihre Ersparnis pro Jahr = 2.159,64 €

Zusätzlich können Sie überlegen, ob nicht sogar eine Lizenz für zwei Grafiker reicht? Sollten diese in der Regel nicht gleichzeitig arbeiten, können sie mit einer Lizenz auf einer virtuellen Maschine (= ein Programm, das auf unterschiedlichen PCs versetzt benutzt werden kann) auskommen. So würden Sie weitere 719,88 € / Jahr sparen!

Bedenken Sie also, welcher Mitarbeiter für seine tägliche Arbeit welches Programm braucht. Natürlich gibt es auch Programme, die fast jeder braucht (besonders Textverarbeitungsprogramme oder E-Mail-Programme).

Mein Rat bei diesen ist: Greifen Sie zu Standardprodukten wie Microsoft Office 365. Denn mit gängigen Programmen finden sich die meisten zurecht.

Punkt 4: Kaufen Sie nicht für jeden Mitarbeiter alle “Ersatzteile” auf Vorrat

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass man als Unternehmer immer auf alles vorbereitet sein will. Dazu zählen auch Ausfälle beim Zubehör. Deshalb legen sich viele Arbeitgeber gleich einen ganzen Vorrat an Zubehör zu, damit sie jederzeit alles austauschen können.

Was die meisten dabei nicht bedenken ist: Die meisten Geräte (wie zum Beispiel Tastaturen, Mäuse, etc.) sind nicht billig. Sollten Sie sich nun gleich mehrere davon zulegen, können auch diese Kleinigkeiten ganz schön ins Geld gehen. Gerade bei Druckerpatronen besteht dann die Gefahr, dass sie bei Nichtverbrauch austrocknen und nutzlos werden.

Das Ansammeln von Zubehör kann Sie als Geschäftsführer also viel kosten und sich oft als Geldverschwendung herausstellen.

Daher sage ich: Ein Satz von allem auf Vorrat zu haben, reicht vollkommen aus. Selbst wenn es sich um einen Betrieb mit 20 Mitarbeitern handeln sollte, wird der Ersatz von Zubehör nur selten benötigt.

Fazit: Mit Vorausplanung können Sie Tausende Euro bei neuen Arbeitsplätzen sparen

Auch wenn die Einsparungen, die ich Ihnen in diesem Beitrag gezeigt habe, auf den ersten Blick klein erscheinen, können sie sich über mehrere Jahre gerechnet zu 10.000 Euro oder noch mehr summieren.

Zusätzlich erfordern diese “Tricks” keine stundenlange Arbeit, sondern können relativ schnell und ohne Profi-Kenntnisse umgesetzt werden.

Sie haben noch weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns!

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten.

Wenn Sie noch weitere Fragen zur Firmenplatz-Checkliste haben, oder weitere wichtige Punkte hinzufügen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Sollten Sie zudem Beratung beim Kauf Ihrer Büro-Einrichtung benötigen, stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung. Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf EDV-Betreuung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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