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Computer, Server, Drucker, Telefonanlage, Zeiterfassung und, und, und – all das kostet in einem Unternehmen Geld. Oft verschlingt das sogar zu viel Geld. Wie unsere Erfahrung zeigt, finden sich in praktisch allen Unternehmen gerade im EDV-Bereich unnötige Kosten. Wir sind darauf spezialisiert, für Unternehmenskunden im Zuge unserer EDV-Betreuung in Wien, die Kostenstruktur so effizient wie möglich zu halten. Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, bei welchen 3 IT-Kostenfaktoren wir die meiste Ersparnis für unsere Kunden erwirtschaften können.

Kostenfaktor Nummer 1: Drucker & Toner

Wissen Sie, was Sie ein bedrucktes Blatt Papier mit Ihrem Drucker kostet? Das sollten Sie! Denn mit den Preisen für die Drucker wollen die Hersteller Sie täuschen. Gerade viele Startups verpassen aufgrund gefährlichen Halbwissens bei Ihrem Drucker eine Möglichkeit, um Kosten zu sparen. Schnell wird dann lieber ein semiprofessioneller Haushaltsdrucker um 200-300 Euro gekauft als ein ordentliches Profi-Gerät. Dabei ist der vermeintliche Billig-Drucker ein wahrer Kostentreiber.

Wer sich die Kosten für einen 200-Euro-Drucker im Detail ansieht, der staunt, welcher Wucher dahinter steckt!

Gehen wir von einem einfachen Beispiel aus:

Sie kaufen einen Drucker um 200 Euro.

Dieser braucht 4 Patronen für die 4 verschiedenen Farben.

Pro Patrone zahlen Sie 30 Euro. Pro Set macht das 120 Euro.

Ein Set Patronen reicht für 500 Seiten. Das ist selbst für kleine Unternehmen nicht viel. Vor allem dann nicht, wenn man es misst. Denn schnell werden sogar bei Kleinstunternehmern pro Jahr 2500 oder 3000 Seiten gedruckt.

Was kostet es, eine Seite mit dem 200-Euro-Drucker zu drucken (ohne Anschaffung)?

4 Farbpatronen zu je 30 Euro ergeben Ausgaben von 120 Euro für 500 Seiten.

Das heißt: 1 Seite kostet 24 Cent.

Was kostet das erste Jahr mit dem 200-Euro-Drucker für kleine Unternehmen?

Selbst wenn wir eine ganz niedrige Anzahl an gedruckten Seiten von 2500 Stück heranziehen:

  • 200 Euro Anschaffungskosten
  • 600 Euro an Patronen im ersten Jahr

Gesamtkosten im 1. Jahr: 800 Euro

Was kosten die ersten 2 Jahre mit dem 200-Euro-Drucker für kleine Unternehmen?

Wir gehen wieder von dem gleichen geringen Druckaufwand wie im Beispiel davor aus:

  • 200 Euro Anschaffungskosten
  • 600 Euro für Patronen im 1. Jahr
  • 600 Euro für Patronen im 2. Jahr

Gesamtkosten für 2 Jahre = 1400 Euro.

Was kostet dagegen ein professioneller Drucker?

Wir haben dieses Beispiel bereits mit mehreren Unternehmen – vom kleinen Einzelunternehmer bis hin zu den Großkunden – durchgeführt und die Kosten über einen längeren Zeitraum gemessen. Das Ergebnis ist immer das Gleiche: Für kleine Unternehmen rechnet sich die Anschaffung im Schnitt im 2. Jahr. Für größere Unternehmen ist die Kostenersparnis in der Regel noch früher sichtbar.

Als Partner des Druckerherstellers Epson vertreiben wir vor allem diese Produkte, weil wir selbst davon überzeugt sind. Das heißt allerdings nicht, dass andere Profi-Drucker nicht die gleiche Leistung bringen können. Wir gehen hier in unserem Beispiel von einem Epson-Drucker und dem oben genannten kleinen Unternehmen mit dem minimalen Druckaufwand von 2500 Seiten pro Jahr aus.

Professionelle Drucker für den Office-Bereich beginnen bei 1000 Euro Anschaffungskosten.

Diese Drucker brauchen in der Regel bei einem solch geringen Druckaufwand keine weiteren Druckpatronen.

Die Druckkosten durch Patronen liegen bei rund 2 Cent pro A4-Seite.

Was heißt das in konkreten Unternehmenszahlen?

Wir gehen wieder von unserem kleinen Beispielunternehmen mit 2500 Druckseiten pro Jahr aus:

  • Jahr 1: 1000 Euro.
  • Jahr 2: 2500 Seiten zu je 2 Cent = 50 Euro.

Gesamtkosten über 2 Jahre: 1050 Euro.

Der Profi-Drucker rechnet sich schon im 2. Jahr

Das Beispiel macht deutlich: Bereits im 2. Jahr rechnet sich die Anschaffung eines professionellen Druckers selbst für kleinste Unternehmen. Bedenkt man zusätzlich, das ein professioneller Drucker in der Regel deutlich länger als ein 200-Euro-Drucker hält, so wird die Ersparnis von Jahr zu Jahr größer.

Kostenfaktor Nummer 2: Software-Lizenzen

Sie nutzen Microsoft Office? Sie nutzen die Programme von Adobe? Sie nutzen andere branchenübliche Spezialprogramme, für die Sie Lizenzen erwerben müssen? Wenn das der Fall ist, sollten Sie sich die Auslastung Ihrer Lizenzen genauer ansehen. Unsere Erfahrung zeigt: Sieht man sich die Auslastung der gekauften Lizenzen im Detail an, so erkennt man, dass viele Unternehmer zu viele Lizenzen erwerben.

Wie wird das berechnet?

Nehmen wir an, Sie beschäftigen im Marketing 3 Grafiker. Für alle drei zahlen Sie die Adobe Creative Suite. Was, wenn eigentlich nie alle 3 Grafiker bestimmte Programme gleichzeitig nutzen? Dann zahlen Sie mindestens 1 Lizenz zuviel. Und zwar das ganze Jahr lang bzw. vielleicht sogar bereits seit mehreren Jahren.

Das gleiche betrifft Microsoft Office oder andere branchenspezifische Spezialsoftware: Sie benötigen nur soviele Lizenzen, wie für den reibungslosen Betrieb gleichzeitig notwendig sind. Alles andere sind Mehrkosten, die Sie ohne Einschränkungen der Produktivität Ihrer Mitarbeiter einsparen könnten.

Professionelle EDV-Dienstleister errechnen Ihren tatsächlichen Bedarf und steuern Ihre Lizenzgebühren so, dass Sie den größten Kosten-Nutzen-Faktor genießen. Allein mit einzelnen Lizenzen können viele Unternehmen pro Jahr Hunderte Euros sparen.

Kostenfaktor Nummer 3: Fehlende Wartung

Sie denken jetzt vermutlich: „Natürlich will mir eine EDV-Betreuungs-Firma einreden, wie wichtig ein Wartungsvertrag ist. Da war ja auch nichts Anderes zu erwarten.“ Dass das seltsam und besonders „verkaufend“ wirkt, ist uns bewusst. Allerdings ändert es nichts an der Tatsache, dass Sie in der Regel mit einer vernünftigen Wartung viel Geld sparen können. Wir möchten Ihnen dazu zwei Beispiele aus unserer Praxis schildern:

Beispiel 1: Steuerberater mit Festplattenausfall

Die Festplatte am Server eines Steuerberaters fiel aus. Dieser beschäftigte 2 Buchhalterinnen und eine Sekretärin. Niemand konnte mehr auf die Daten zugreifen. Das heißt: Nicht ein einziger Mitarbeiter konnte arbeiten. Nachdem der Steuerberater versucht hatte, mit einem Freund, der sich „gut mit Computern auskennt“, den Fehler zu beheben, rief er uns an.

Eineinhalb Tage hat der IT-Amateur versucht, den Server wieder in Schuss zu kriegen. Eineinhalb Tage vergingen, bis professionelle Hilfe gerufen wurde. Das bedeutet, dass 3 Mitarbeiter und der Steuerberater selbst eineinhalb Tage herumsaßen, ohne einen einzigen Cent für die Firma zu verdienen. Der Verdienstentgang war enorm. Wie viel kostet bei Ihnen nur ein einziger Tag Arbeitsausfall? Selbst bei Kleinstunternehmern sind schnell mittlere 4-stellige Beträge verloren.

Mit einer professionellen EDV-Betreuung wäre das vermutlich nicht passiert. Vielleicht wäre die Schwachstelle sogar schon im Vorhinein entdeckt worden und es wäre gar nie passiert. In jedem Fall hätte es ein Backup-System gegeben, mit dem man in kurzer Zeit weiter arbeiten hätte können. Und der Schaden wäre auf einen kleinen Techniker-Einsatz minimiert gewesen.

Beispiel 2: Werbeagentur mit E-Mail-Ausfall

Bei einer kleinen Werbeagentur, die von zwei Frauen geleitet wird, gab es Probleme mit dem E-Mail-Empfang. Plötzlich war die Firma via E-Mail nicht mehr erreichbar. Innerhalb von 4 Stunden waren wir vor Ort und konnten den Schaden beheben. Ein Glücksfall für die beiden Damen, dass ein Techniker gerade einen Termin in der Nähe hatte und sofort danach in seiner Mittagspause vorbeischauen konnte.

Häufigste Fehlerquelle: Der Mensch

Bei der Behebung des Fehlers stießen wir auf die Fehlerquelle. Es handelte sich um eine Anwendung die vom Schwager der Inhaberin installiert wurde. Der Schwager ist gut informierter IT-Amateur. Allerdings kannte er dieses System nicht gut genug. Durch die Neuinstallation kam es zu Problemen, die den E-Mail-Empfang lahmlegten. Hier schlug die häufigste Ursache für Fehler in der IT-Infrastruktur zu: Der Faktor Mensch.

Im Zuge einer professionellen IT-Betreuung wird der Zugriff von Dritten kontrolliert und im Gefahrenfall gesperrt. So wird das Risiko durch die Fehlerquelle Mensch minimiert. Dafür geschehen bestimmte Installationen im Zuge eines Wartungsvertrages als Inklusivleistung oder mit geringem Wartungsaufwand durch professionelle IT-Techniker. Der Ausgabe einer Technikerstunde standen hier 4 Stunden Arbeitsausfall der beiden Inhaberinnen gegenüber. Rechnet man diese 8 Arbeitsstunden mit deren Stundensatz als Verlust, betrug der Schaden ein Vielfaches der nötigen Ausgabe.

Fazit

Wir hoffen, wir konnten Ihnen einen Einblick geben, was professionelle EDV-Betreuung für Unternehmen tun kann. Einsparungspotenzial gibt es noch an anderen Stellen wie z. B. Telefonanlage, Servertechnik, Zeiterfassung und mehr. Jedoch bieten die drei genannten Kostenfaktoren bei den meisten unserer Neukunden das größte Einsparungspotenzial. Vielleicht war dieser Beitrag Anreiz für Sie, Ihr Unternehmen auf diese 3 einfachen Punkte hin zu überprüfen.

Sollten Sie dabei professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen wollen, stehen wir von der RYSIT Consulting GmbH natürlich gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach ganz unverbindlich via E-Mail (richard.schranz@rysit.at), telefonisch (+43 1 361 95 00) oder nutzen Sie unser Kontaktformular (hier klicken!).

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