Wie Sie mit einer modernen IT-Infrastruktur Ihrem Team das Arbeiten erleichtern

Ihre Mitarbeiter arbeiten nicht zentral in einem Büro? Keine leichte Aufgabe für ein Unternehmen, schließlich sollen trotzdem sämtliche Informationen schnell übermittelt werden und für alle Beteiligten verfügbar sein.

Wie Sie das Arbeiten im Team mit einfachen Mitteln verbessern können, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Mehrere Orte, ein Team: So arbeiten Sie trotzdem reibungslos zusammen

Arbeiten Teammitglieder nicht am selben Ort, sollte der Austausch von Daten elektronisch erfolgen. Alles andere wäre im 21. Jahrhundert zu langsam.

Aber selbst die gängigen, digitalen Wege wie E-Mail oder USB stoßen an ihre Grenzen:
Das Hin- und Herschicken per Mail ist oftmals mühsam (und – je nach Mailanbieter – auch unsicher). Das Austauschen über USB-Sticks bedingt, dass man sich regelmäßig treffen muss. Aber selbst dann ist es umständlich und zeitraubend. Bei Mitarbeitern, die rund um den Globus verstreut sind, ist es sogar unmöglich.

Seit ein paar Jahren gibt es eine einfachere Lösung.
Diese Lösung nennt sich Cloud (engl. für „Wolke“). Dabei werden alle Daten Ihres Teams zentral auf einem Server abgespeichert.

Das heiß, Sie und alle Teammitglieder haben jederzeit und von überall Zugriff auf alle Arbeitsunterlagen. Fast so, als würden alle Teammitglieder am selben Computer arbeiten. Sogar der parallele Zugriff auf Daten an unterschiedlichen Orten ist möglich.

IT-Kosten senken: Kein Server, keine IT-Abteilung nötig

Eine Cloudlösung bringt nicht nur eine Arbeitserleichterung für den Alltag, sondern senkt auch die Kosten im IT-Bereich. Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ist sie daher eine gute Alternative.
Einerseits entfallen die Kosten für eine (oft aufwändige) IT-Hardware wie Server, etc. Aber auch Server-Updates und Wartungen fallen weg. Diese werden von den Cloudbetreibern automatisch durchgeführt und führen so zu keinerlei Zwangspausen im Arbeitsablauf.

Inzwischen gibt es eine Vielzahl an Cloud-Anbietern am Markt. Wir helfen Ihnen, die für Sie ideale Lösung zu finden. Denn nicht alle Anbieter bieten dieselben Funktionen oder eignen sich für den Einsatz in jedem Unternehmen.

Folgende Punkte sollten Sie bei der Wahl eines Cloud-Anbieters berücksichtigen:

• Größe des Speicherplatzes
• Datenschutz (immer ein Thema!)
• Datensicherheit

Warum kostenlose Lösungen für Unternehmen ungeeignet sind

Die meisten Cloud-Anbieter verfügen über kostenlose Versionen, die aber nur wenig Speicherplatz bieten. So verfügt beispielsweise die kostenlose Version der Dropbox über gerade einmal 2 GB Speicherplatz.
Was für den privaten Bereich ausreichend sein mag, ist allerdings für den beruflichen Arbeitsalltag absolut ungeeignet.

Professionelle Cloud-Dienste bieten aber zum Teil schon zum Preis einer Kinokarte nahezu unlimitierten Speicherplatz. Mit Dropbox- Business ist es beispielsweise möglich, die Speicherkapazität auf 2 TB auszubauen.

Speicherkapazitäten in dieser Größe reichen bei kleineren Teams oftmals schon aus. Benötigen Sie dennoch mehr Platz für Ihre Daten, können Sie jederzeit auf unlimitierten Speicherplatz (z.B. Dropbox Advanced Tarif) umsteigen.

Cloud und Datenschutz: So schützen Sie sich vor Millionen-Strafen

Ab 25.Mai 2018 kann eine Verletzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung ordentlich ins Geld gehen: Geldbußen bis zu 20 Mio. Euro sind möglich. Sogar noch mehr, denn Konzerne können bis zu 4% ihres weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres verlieren.
Daher ist wichtig, dass Ihre Daten auch wirklich nur für jene Personen zugänglich sind, die diese auch benötigen.

Bei kostenlosen Cloud-Lösungen können meist keine speziellen Rollen bzw. Zugriffsrechte vergeben werden. Professionelle Dienste gehen aber einen Schritt weiter: Mit wenigen Klicks können Sie selbst ganz einfach festlegen, welche Teammitglieder auf welche Dateien oder Ordner Zugriff haben. So sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite!

Die Cloud ermöglicht Arbeiten immer & überall – auch für kleine Unternehmen

Stellen Sie sich vor, sie benötigen bei einem Kundentermin eine bestimmte Grafik oder warten am Flughafen auf die Maschine zum nächsten Meeting. Binnen weniger Augenblicke haben Sie zu Zugriff auf Ihre Unterlagen – ohne vorher im Büro anrufen zu müssen oder auf das Mail der Kollegen warten zu müssen.

Mit eigenen Zusatzfunktionen können Sie zudem Anwendungen mit Teammitgliedern rasch und unkompliziert teilen. So sparen Sie sich auch das Speichern von lokalen Dateien auf dem Computer.

So verlieren Sie nie wieder Daten

Eine kaputte Festplatte ist immer ein Ärgernis. Oftmals sind Daten dann unwiederbringlich verloren oder zumindest nicht mehr vollständig wiederherzustellen. Wiederherstellung & dadurch bedingte Arbeitsausfälle können schnell teuer werden und verhindern eine erfolgreiche Teamarbeit.

Professionelle Clouddienste verschaffen hier Abhilfe. So speichert beispielsweise Dropbox mit seinem Business-Dienst Daten im Minutentakt. Sie haben hier sogar die Möglichkeit, eine alte Version wiederherzustellen, wenn sie überschrieben wurde.
Auf diese Weise können Ihre Teammitglieder immer mit den aktuellen Daten weiterarbeiten und vergeuden keine Zeit für die Lösung technischer Probleme. Auch, wenn ein Gerät gerade in Reparatur ist, sind Daten dennoch abrufbar und der normale Betrieb Ihres Unternehmens kann aufrechterhalten werden.

Fazit: Mehr Sicherheit, weniger Kosten – und trotzdem immer einsatzbereit

Cloudlösungen ermöglichen es allen Teammitgliedern, von überall auf der Welt auf alle Arbeitsunterlagen zuzugreifen. Die Daten sind außerdem vor unerwünschtem Zugriff Dritter geschützt. Im Falle eines technischen Problems haben Sie immer die Möglichkeit, trotzdem mit den aktuellen Daten zu arbeiten.

Das alles spart viel Zeit und Geld. Voraussetzung ist aber, dass Sie eine Cloud-Lösung verwenden, die auch tatsächlich Ihren Ansprüchen und Bedürfnissen gerecht wird.

Dieser Beitrag war für Sie Anreiz, über eine Cloud-Lösung nachzudenken?
Sie haben aber noch Fragen bzw. wollen sich zwischen den Anbietern zurechtfinden?

Wir klären Sie gerne über passende und unpassende Lösungen für Ihr Unternehmen auf.
Kontaktieren Sie uns einfach und unverbindlich per Mail richard.schranz@rysit.at, telefonisch +43 1 361 95 00 oder nützen Sie unser Kontaktformular (hier klicken).