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Die Realität zeigt: Office 365 macht nicht immer das tägliche Arbeitsleben im Unternehmen einfacher. Dabei könnte es genau das. Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben meist keine eigene IT-Abteilung (früher hieß das EDV-Abteilung) und daher auch oft Ärger mit den scheinbar einfachsten Funktionen. Dabei könnte die Lösung so simpel sein. Office 365 bringt diese Lösungen nämlich direkt mit. Wir wollen Ihnen hier die Lösungen der häufigsten „Problemchen“ mit Office zeigen.

Problem Nr. 1: E-Mails weg – was nun?

„Der Teufel schläft nie“, lautet ein oft zitiertes Sprichwort. Und glaubt man den dringendsten Anfragen unserer Wartungskunden, so scheint der Teufel vor allem in den E-Mail-Programmen der Unternehmen sein Unwesen zu treiben. Denn irgendwie verschwindet die elektronische Post auf mysteriöse Art und Weise immer wieder aus Postfächern.

Dass damit eventuell wichtige Geschäftskorrespondenzen verloren gehen, gehört spätestens seit Office 365 aber eigentlich der Vergangenheit an. Die Lösung dafür lautet: Ein Online-Exchange-Server. Dieser stellt sicher, dass…

  1. alle E-Mails auf verschiedenen Geräten einsehbar sind (z.B.: Handy, Tablet, Büro-Stand-PC und Außendienst-Laptop, sowie Laptops verschiedener Mitarbeiter mit Zugriffsrechten). Und zwar natürlich bequem im E-Mail-Programm (oder wie es in der Fachsprache heißt: Im E-Mail-Client).
  2. alle E-Mails immer automatisch als Backup auf dem Server gespeichert werden. Das heißt: Werden Sie auf einem Gerät irrtümlich gelöscht, sind sie nicht unwiederbringlich weg. Sie liegen weiterhin auf dem Online-Exchange-Server und können von allen Geräten wiederhergestellt werden. Damit Sie endgültig gelöscht werden, müssen Sie sie vom Server löschen.

… und wenn sie nicht wollen, dass Mitarbeiter die Mails vom Server löschen können, dann ist das kein Problem. Jeder Client hat nur den Zugriff, den Sie ihm erlauben. Sie sehen: Office 365 macht es dem Teufel sehr schwer, auf mysteriöse Art und Weise Ihre E-Mails zu löschen.

Problem Nr. 2: Terminabsprachen mit automatisiertem Terminkalender

Eigentlich dürfte es dieses Problem im Jahr 2016 gar nicht mehr geben. Wie gesagt: „Eigentlich.“ Denn immer wieder hören wir von Neukunden die Frage, ob es nicht möglich wäre, die Terminkalender der Mitarbeiter einheitlich zu synchronisieren.

Viele Firmen arbeiten noch immer mit der „Termin-Verschick“-Methode. Die funktioniert so: Mitarbeiter A und Mitarbeiter B machen sich einen Termin aus. Damit A sicher gehen kann, schickt er den Termin in elektronischer Form an B. Dieser speichert ihn in Outlook ein, vergisst aber, diesen Termin auch an sein Vorzimmer weiterzuleiten. Leider macht das Vorzimmer etwas später einen Termin für B aus – wie es der Teufel so will, natürlich genau zu dem Termin mit A.

Nutzt man die Online-Exchange-Möglichkeiten von Office 365 wären solche Kollisionen nur noch mutwillig möglich. Denn mit Online-Exchange werden alle Kalender automatisch in Echtzeit befüllt, sobald Mitarbeiter B seinen Termin einträgt und bestätigt.

Das funktioniert dann in der Praxis so: Wenn B den Termin von A bei sich in Outlook einträgt, sieht sein Vorzimmer sofort, dass dieser Termin blockiert ist und kann zur gleichen Zeit keinen weiteren Termin mehr ausmachen. Es können beliebig viele Mitleser bestimmt werden. Natürlich können Sie auch immer bestimmen, was diese Mitleser sehen. Sehen diese nur einen blockierten Zeitraum (z.B. für Privattermine) oder sehen diese, was es für ein Termin ist.

Dieser Austausch geschieht dann in einem gut gemanageten System nicht nur von Computer zu Computer, sondern komplett geräteübergreifend. Das heißt: Sie machen sich z. B. direkt bei einem Kaffee einen weiteren Termin aus. Diesen speichern Sie im Handy und jeder, der die Berechtigung hat, sieht diesen Termin sofort eingetragen.

Problem Nr. 3: Rechtssichere Archivierung von E-Mails

E-Mails werden als Geschäftskorrespondenz oft unterschätzt. ABER: Sie unterliegen den gleichen Bestimmungen wie jegliche schriftliche Geschäftskorrespondenz. Das heißt: Sie als Unternehmer sind verpflichtet diese 7 Jahre lang aufzuheben.

Ihre Firmengröße spielt dabei keine Rolle, genausowenig wie der Inhalt der Mail (z. B.: die Größe einer Bestellung etc.). Die 7-jährige Archivierung gehört dabei zur ordentlichen Kaufmannspflicht.

Office 365 liefert Ihnen eine revisionssichere Archivierung auf Knopfdruck bzw. sogar automatisiert ins Haus. Sie müssen diese nur einstellen und aktivieren. Hier können Sie sich ins Archivierungs-Angebot von Microsoft einlesen (hier klicken!).

Problem Nr. 4: Heikle Daten mit E-Mail versenden

Sie bekommen Bauchweh, wenn Sie Zugangsdaten wie Passwörter oder andere sensible Daten via E-Mail einfach so verschicken? Ganz ehrlich: Das sollten Sie auch! Denn E-Mails können mit krimineller Energie abgefangen werden. Dann hat der ungewünschte Mitleser auch diese sensiblen Daten in der Hand. Was er dann damit machen kann, wollen Sie sich oft vermutlich gar nicht ausmalen.

Das müssen Sie auch nicht, wenn Sie auf die E-Mail-Verschlüsselung von Office 365 setzen. Dabei ist der Inhalt der E-Mail erst nach einer Authentifizierung lesbar. Diese Authentifizierung erhält der Empfänger dann via SMS oder einer 2. E-Mail (je nachdem, welche Sicherheitsvorkehrungen Sie einstellen).

Erst wenn der Empfänger dann den Code der Authentifizierung eingibt, kann er den Inhalt der E-Mail lösen.

Unser Fazit aus der IT

Für solche unternehmerische Probleme gibt es einfache technische Lösungen. Oft muss man diese nur kennen, um sie zu nutzen. Falls Sie Fragen zu diesen Lösungen haben oder wir Sie bei der Umsetzung von Lösungen begleiten dürfen, nehmen Sie ganz unverbindlich mit uns Kontakt auf! Wir von der RYSIT Consulting GmbH sind auf EDV-Betreuung spezialisiert:

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