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Wussten Sie, dass Office 365 das sich am schnellsten verbreitende Handelsprodukt von Microsoft ist?

Bisher verwenden 120 Millionen Unternehmenskunden Office 365 – Tendenz steigend (Quelle: ZDNet.com).

Dieses große Interesse an Office 365 bringt zugleich viele Fragen mit. Deshalb haben wir uns den 20 meist gestellten Anwenderfragen von Unternehmen zu Office 365 gewidmet.

Zur besseren Übersicht für Sie haben wir die Fragen auf 4 Beiträge aufgeteilt. In diesem Teil beantworten wir für Sie die ersten 5 der meist gestellten Fragen zu Office 365.

1) Was ist Office 365 und wie unterscheidet es sich vom klassischen Microsoft Office?

Office 365 ist die Sammlung der berühmten Office-Programme und Dienste, die über das Internet aktiviert werden.

Office 365 gibt es nur als Abonnement. Es stellt Ihnen u.a. folgende Dienste zur Verfügung:

  • Skype for Business: Hierbei handelt es sich um einen Online-Dienst, der u.a. eine Umgebung für Instant Messaging (= Nachrichtensofortversand), IP-Telefonie (= Telefonieren über Rechnernetze), Videokonferenzen und Desktop-Sharing (=Übertragung des Bildschirminhalts eines PCs an einen oder mehrere andere PCs) bereitstellt. Sie können u.a. Teilnehmer und Mitarbeiter, die an den Videokonferenzen teilnehmen, verwalten. Darüber hinaus können Sie bestimmen, welche Arten von Besprechungen die Benutzer erstellen können.
  • Exchange Online: Mit diesem Online-Dienst können Sie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben etc. für mehrere Benutzer an einem zentralen Ort ablegen und verwalten. Dies ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen.
  • OneDrive: Hierbei handelt es sich um einen sogenannten Filehosting-Dienst. Das heißt: Sie können Ihre Daten online auf einem zentralen Datenspeicher speichern und ortsunabhängig darauf zugreifen.

Je nach gewähltem Abonnement erhalten Sie auch weitere Dienste. Darüber hinaus bekommen Sie als Service die gewohnten Programme von Microsoft Office dazu:

  • Word: Hierbei handelt es sich um ein Textverarbeitungsprogramm zum Erstellen von Texten.
  • Excel: Ein Programm zur Tabellenkalkulation, welches umfangreiche Berechnungen mit Formeln und Funktionen ermöglicht.
  • Access: Ein Datenbanksystem zur Erstellung von Datenbanken.
  • Powerpoint: Mit diesem Programm können Sie Präsentationen für Vorträge etc. erstellen.
  • OneNote: Hierbei handelt es sich um einen digitalen Notizblock, mit dem Sie Ihre elektronischen Notizen ordnen und leicht wieder auffinden können.
  • Outlook: Ein Programm zum Empfangen und Versenden von E-Mails. Zudem können Sie mit Outlook Termine, Kontakte, Aufgaben etc. verwalten.

Der Unterschied: Wenn Sie sich für Microsoft Office 365 entscheiden, können Sie als Kaufvariante nicht nur die berühmten Microsoft Office Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook etc.), sondern auch die Clouddienste nutzen.

Zudem werden die Programme beim einmaligen Kauf von Microsoft Office (=nicht 365 Abo) nicht automatisch aktualisiert! Für eine Aktualisierung müssen Sie jedes Mal die neueste Version kaufen!

2) Können Nutzer mit einer älteren Office-Version die von Office 365 erstellten Dokumente bearbeiten?

Ja, die Dokumente können geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden, wenn es sich um folgende Office-Versionen handelt:

  • Office 2016
  • Office 2013
  • Office 2010
  • Office 2007

Bei älteren Versionen bis zu Office 2000 müssen Sie möglicherweise das Microsoft Office Compatibility Pack installieren, um Dateien öffnen, bearbeiten und speichern zu können.

Besitzen Sie noch eine Version, die älter als aus dem Jahr 2000 ist, geht das gar nicht mehr. Sie benötigen unbedingt ein Update auf eine neuere Version, wenn Sie weiter mit anderen Firmen zusammen arbeiten müssen.

3) Was versteht man unter einer Cloud?

Cloud heißt Wolke und wie eine Wolke „schwebt“ sie sozusagen im Internet. Die Cloud ist eine zentrale Stelle, die Dienste im Internet zur Verfügung stellt.

Diese Dienste werden im Internet geladen und sind z.B. Kalender, E-Mail, Speicherplatz etc. und außerhalb Ihrer eigenen Computer und Server abgespeichert.

Das heißt: Sie greifen über das Internet auf Ihre Daten zu. Im Falle von Office 365 werden diese dafür nötigen Server von Microsoft zur Verfügung gestellt.

Die Cloud enthält also Dienste und Programme, die ständig von uns genutzt werden. Diese sind zum Beispiel:

  • E-Mail-Programme
  • Online-Banking
  • Online-Speicher für Fotos und Dateien aller Art
  • Kalender und vieles mehr

Das praktische daran: Durch Nutzung der Cloud sind Sie nicht örtlich gebunden.

Denn auf Cloud-Dienste können Sie von überall aus zugreifen. Sie benötigen dazu nur irgendeinen Computer, ein Tablet oder ein Handy mit Internetzugang.

4) Ist für Office 365 ein Internetzugang nötig?

Ja, für die Installation und Aktivierung von Office 365 benötigen Sie einen Internetzugang.

Einmal installiert und aktiviert, können Sie die Office Programme (Word, Excel, Powerpoint etc.) auch offline benutzen.

5) Können Sie für Ihre E-Mail-Adresse Ihren eigenen Domainnamen weiter verwenden?

Ja, Sie können Ihren Domainnamen übernehmen. Wenn Sie diese in Office 365 hinzufügen, können Sie domainbasierte E-Mail-Adressen erstellen und über Office 365 verwalten.

Das erwartet Sie in Teil 2 unserer Office 365-Serie

Wir hoffen, Ihnen mit diesem Beitrag einen Teil Ihrer Fragen zu Office 365 beantwortet zu haben.

Falls nicht, finden Sie die Antwort möglicherweise in Teil 2 unserer Office 365-Serie.

Darin werden wir uns mit folgenden 5 Fragen beschäftigen:

  • Wie sicher sind Ihre Daten in der Cloud von Office 365?
  • Wem gehören Ihre Daten, wenn Sie Office 365 verwenden?
  • Werden die Daten aus der Testversion in das Office 365 Abonnement übernommen?
  • Was wird aus Ihren bestehenden E-Mail-Kontakten und -Einträgen, wenn Sie zu Office 365 wechseln?
  • Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie das Abonnement kündigen?

Sie haben noch weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns!

Wenn Sie noch weitere Fragen rund um Office 365 haben, oder weitere wichtige Punkte hinzufügen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Sollten Sie zudem Beratung benötigen, stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung. Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf EDV-Betreuung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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