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Fast jeder verwendet oder zumindest kennt sie inzwischen: Dropbox und Co. Noch nie war es so einfach überall Zugriff auf seine Daten zu haben und diese zu teilen. Aber lohnt sich der Online-Speicher auch für Ihr Unternehmen? Damit Sie den Durchblick haben, beantworten wir Ihnen hier die 5 wichtigsten Fragen.

1. Online-Speicher werden Cloud genannt – Was ist das eigentlich?

Cloud ist Englisch und steht im Deutschen für Wolke. Das Symbol der Wolke wird beim Planen von Netzwerksystemen verwendet. Es kennzeichnet Teile des Netzwerks, die von Dritten betrieben werden, aber Teil des Unternehmens sind.

Genau das sind Online-Speicher. Diese sind Teil Ihres Firmen-Systems, da Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können. Aber die Server stehen nicht bei Ihnen im Büro. Sie werden von Ihrem Anbieter zur Verfügung gestellt.

So funktionierts: Ihre Daten werden vom Anbieter des Online-Speichers auf dessen Servern verteilt und gespeichert. Alles was Sie dann noch benötigen, ist ein Internetzugang.

Über das Internet haben Sie Zugriff auf die Server Ihres Anbieters und können so jederzeit Ihre Daten verwenden. Dies erfolgt entweder per Download oder über das Programm des Anbieters, welches den Speicher Ihres Gerätes mit dem Online-Server synchronisiert. Dabei spielt es keine Rolle mit welchem Gerät sie zugreifen wollen. Denn: Ihre Daten sind an Ihren Benutzer gebunden.

Verwenden Sie ein Programm, können Sie ohne Internetzugang trotzdem weiterarbeiten. Ihre Daten befinden sich dann auf dem Stand, als Sie zuletzt online waren. Es kann in Ruhe weitergearbeitet werden und sobald Sie wieder Internetzugang haben, werden die Daten synchronisiert.

2. Was für Cloud-Lösungen gibt es?

Public-Cloud

Public-Clouds sind die bekanntesten Lösungen. Es ist jener Online-Speicher, der bereits Eingangs des Artikels beschrieben wurde und umgangssprachlich einfach nur „Cloud“ heißt. Bei Public-Clouds gibt es eine Vielzahl an Anbietern. Sie können sich dabei für den Service der Großanbieter entscheiden (Dropbox, OneDrive und Google Drive) oder einen lokalen Host wählen.

Die Wahl eines lokalen Anbieters ist kostspieliger. Für Unternehmer, dessen Daten sich rechtlich in Österreich befinden müssen, ist es notwendig. Sind Sie nicht an rechtliche Grundsätze gebunden, müssen Sie selbst entscheiden, ob sich die lokale Kundenbetreuung wirklich für Sie lohnt. Zumindest wissen Sie dann genau wo die Daten liegen: Im Rechenzentrum des Anbieters hier in Österreich und nicht irgendwo in Amerika.

Private-Cloud

Die Private-Cloud nimmt einen Sonderplatz ein. Das Prinzip funktioniert genau gleich, aber hier sind Sie selbst für das System verantwortlich. Sie richten sich praktisch in Ihrem Unternehmen eine Cloud ein. Dafür haben Sie die Daten dann auch vollkommen unter Kontrolle. Sie wissen genau, wo sich diese befinden: Nämlich bei Ihnen! Somit haben Sie auch mehr Kontrolle was Datenschutz und IT-Sicherheit anbelangt.

Zudem haben Sie nur einmalige Anschaffungskosten. Systeme mit 2 Terabyte sind bereits ab 600€ erhältlich. Danach entstehen keine Folgekosten mehr. So sparen Sie sich die monatlichen Kosten der anderen Cloud-Systeme.

Der Nachteil ist, dass Sie sich nun selbst um das System kümmern müssen. Fallen Ihnen die Server für eine bestimmte Zeit aus, können Sie und Ihre Partner nicht mehr auf die Daten zugreifen. Mehrere Back-up-Server wie die Großanbieter sind nicht leistbar. Die Datenverfügbarkeit ist also nicht immer gegeben. Auch die Wartung des Systems liegt bei Ihnen. Dieses sollten Sie zumindest monatlich überprüfen und Updates installieren.

3. Welche Funktionen brauchen Sie als Unternehmer?

Ein reiner Online-Speicher bietet Ihnen nur die Möglichkeit Ihre Daten online abzuspeichern und herunterzuladen. Dabei können sie so viel mehr. Damit eine Cloud praktisch und sicher für Ihr Unternehmen ist, sind folgende Funktionen essentiell:

Mindestmaß an Datenschutz

Die Datenverschlüsselung ist eine der wichtigsten Funktionen. Im Fall einer Public-Cloud haben Sie keine Kontrolle über den Schutz Ihrer eigenen Daten, noch wissen Sie wo genau sich diese befinden. Wie sicher sind also Ihre Daten? Grundsätzlich gibt es 3 Schnittstellen, die ein Sicherheitsrisiko darstellen könnten.

Server des Anbieters

Anbieter sind auf den Schutz Ihrer Daten spezialisiert. Verlust oder Beschädigung Ihrer Firmendaten wäre der Untergang für solche Unternehmen. Daher werden die Server von zahlreichen komplexen Sicherheitsmaßnahmen geschützt.

Das beinhaltet immer mehrere Server auf denen Ihre Daten gespeichert werden. Sollte einer ausfallen oder attackiert werden, befinden sich Ihre Daten immer noch sicher auf einem anderen Server. Hier kann wirklich nichts verloren gehen.

Verbindung zwischen Server und Ihrem Endgerät

Es ist notwendig, dass alle Daten beim Download oder der Synchronisation verschlüsselt werden. Die Business-Pakete der Anbieter beinhalten grundsätzlich immer diese Verschlüsselung. Gehen Sie aber lieber auf Nummer sicher und überprüfen Sie, ob es wirklich Teil des Angebots ist.

Somit schützen Sie sich vor Hackern, die in die Verbindung zwischen Server und Ihrem Endgerät eindringen. So können sich diese nicht einfach an den Download „anhängen“ und die Datei ebenfalls herunterladen.

Vergleichen Sie dies nun mit einer E-Mail, sind die Daten der Cloud wesentlich stärker geschützt. Denn beim Versand einer E-Mail werden in der Regel (außer Sie setzten Software zur Mail Verschlüsselung ein) keine Daten verschlüsselt.

Achtung wichtig: Unternehmer neigen leider dazu Online-Speicher-Pakete, die für den Privatgebrauch gedacht sind, zu verwenden. Dies liegt daran, dass Mitarbeiter mit diesem bereits vertraut sind oder weil das Paket kostenlos ist.

Damit sparen Sie nicht nur bei den Kosten, sondern auch bei Funktionen und Speicherplatz. Darunter fällt auch die Verschlüsselung der Daten. Wählen Sie daher unbedingt die Business-Pakete der Anbieter, um kein Sicherheitsrisiko einzugehen.

Ihr Endgerät

Ob Private- oder Public-Cloud, bei den Endgeräten Ihrer Mitarbeiter besteht das größte Sicherheitsrisiko. Da Ihre Mitarbeiter auch private Geräte für Firmenzwecke verwenden können, tragen diese jederzeit Ihre Unternehmensdaten mit sich. Geht das Gerät nun verloren oder wird es gestohlen, können Firmendaten in die falschen Hände gelangen.

Was jedoch die Daten in Ihrer Cloud betrifft, sind Sie sicher. Bei Verlust oder Diebstahl können Sie dem Gerät sofort alle Zugangsrechte entziehen.

Leider befinden sich Firmendaten auch auf dem Gerät Ihrer Mitarbeiter. Um diese zu schützen, verwenden Sie „Mobile Device Management“ (MDM). Dies ist ein Verwaltungssystem für mobile Geräte. Mit diesem können sie per Fernzugriff alle sensiblen Daten löschen und vieles mehr. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über den Einsatz von Mobile Device Management.

Private-Cloud

Entscheiden Sie sich für eine Private-Cloud, müssen Sie sich selbst um die Sicherheit Ihre Daten kümmern. Wie Sie diese verschlüsseln oder schützen liegt ganz in Ihrer Kontrolle. Das ist zwar mit Mehraufwand verbunden, aber dafür entscheiden Sie selbst, welche Maßnahmen am besten für die Sicherheit Ihrer Daten ist.

Plattformunabhängigkeit

Damit Sie Ihre Cloud effektiv nutzen können, muss diese auf jedem Gerät funktionieren. Ansonsten büßen Sie zu viel bei der Flexibliltät ein. Funktioniert sie nur für eine Plattform, dann sind Sie an diese in Zukunft gebunden.

Zudem ist dies notwendig, um die privaten Geräte Ihrer Mitarbeiter gänzlich zu nutzen. Ansonsten können nur Mitarbeiter, die die passende Plattform besitzen, Ihr Gerät in der Arbeit verwenden. Dasselbe gilt für Ihre Partner. Stellen Sie sich vor, Sie müssen Partner nur wegen der falschen Plattform aus der Cloud ausschließen.

Rechte-Management

Ohne Rechte-Management macht eine Cloud nicht viel Sinn. Dann hätte jeder Nutzer Zugang zu sämtlichen Daten. Weil dies so gefährlich wäre, würde vermutlich niemand mehr einen Online-Speicher nutzen.

Damit Sie im Unternehmen wirklich flexibel und sicher arbeiten können, benötigen Sie ein umfassendes Rechte-Management-System. So legen Sie verschiedene Sicherheitslevel für Ihre Cloud an. Wer auf welche Ordner zugreifen kann, wird genau bestimmt.

Achten Sie darauf, dass auch einzelne Dateien freigegeben werden können. Dadurch können Mitarbeiter auf gewisse sensible Daten für z.B. ein Projekt zugreifen, aber nicht auf die restlichen Daten im Ordner.

4. Was für Vorteile haben Sie als Unternehmer davon?

Besitzt Ihre Cloud die vorhergenannten Funktionen, ergeben sich eine Vielzahl neuer Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen. Sie profitieren durch höhere Flexibilität bei der Organisation und Kommunikation innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens.

Ihre Mitarbeiter können jederzeit und überall produktiv arbeiten. Sie erhöhen die Transparenz und Kommunikation zwischen Ihren Partnern. Diese und weitere Vorteile haben wir Ihnen in eine Liste zusammengefasst:

Externe Festplatten und USB-Sticks gehören der Vergangenheit an

Der erste Vorteil für Ihr Unternehmen ist der Online-Speicher. Dieser Speicher ist kostengünstig und gibt nicht wie Festplatten und USB-Sticks irgendwann den Geist auf. Je nach Bedarf können Sie diesen vergrößern oder verkleinern.

Es besteht auch keine Verlust- oder Beschädigungsgefahr. Externe Festplatten und USB-Sticks werden oft vergessen. Speziell USB-Sticks landen auch schnell einmal am Boden und sind dann verloren oder beschädigt. Die gespeicherten Daten haben Ihre Mitarbeiter dann nicht mehr für weitere Arbeit bei sich oder sind verloren.

Bei einer Cloud kann dies nicht passieren. Die Daten tragen Sie praktisch immer mit sich. Da kann nichts vergessen werden.

Die Online-Version des Intranets

Das Prinzip einer Cloud kommt Ihnen wahrscheinlich bereits bekannt vor. Denn grundlegend funktioniert es wie ein Intranet (=gemeinsame Funktionen und Speicherplätze im Firmennetzwerk). Nur, dass Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können.

Wählen Sie eine Public-Cloud, mieten Sie den Speicherplatz, anstatt ein eigenes System aufbauen zu müssen. Über die Planung, den Aufbau und die Wartung des Systems müssen Sie sich somit keinerlei Gedanken machen. All dies liegt im Aufgabenbereich Ihres Anbieters. Sie sparen auch an den Anschaffungskosten eines Intranets.

Vorteile bei Kommunikation und Organisation Ihres Unternehmens

Was die Cloud so besonders beliebt macht ist, dass Daten mit anderen einfach geteilt werden können. Mit wenigen Knopfdrücken entscheiden Sie, wer noch Zugangsrechte zu Ihren Daten besitzt.

So können Sie Projektgruppen für Ihre Mitarbeiter erstellen, wo diese sofort alle nötigen Daten vorfinden. Alle neu erstellten Dokumente werden dorthin gespeichert und jeder ist auf dem neuesten Stand.
Sie können auch Ihren Partnern Einsicht auf gewisse Unternehmensdaten gewähren. Dadurch schaffen Sie Transparenz und offene Kommunikation auch außerhalb Ihres Unternehmens.

Können Sie den Zugang auf einzelne Dateien beschränken, haben z.B. Ihre Partner zwar Einsicht auf die Verkaufszahlen gemeinsamer Produkte, aber nicht auf Ihre eigenen.

Flexibel verwendbar auf mehreren Geräten

Da der Zugang an den Benutzer gebunden ist, können mehrere Endgeräte verwendet werden. Ihre Mitarbeiter und Partner sitzen nicht ständig vor ihrem Firmen-PC. Dank der Cloud können diese auch unterwegs über Handy, Tablet oder Laptop stets auf alle Daten zugreifen.

Die Zeiten, in denen wichtige Dokumente für Meetings mit Partnern oder Kunden vergessen wurden, sind vorbei. Alles ist für Mitarbeiter jederzeit erreichbar.

Privatgeräte als Kostenersparnis für Ihr Unternehmen

Mitarbeiter können nun auch ihre eigenen Geräte verwenden. Es ist nicht mehr nötig ein Gerät nur für die Firma zu verwenden, denn die Unternehmensdaten befinden sich in der Cloud. Der Rest des Gerätes kann somit für private Zwecke verwendet werden. So sparen Sie sich Kosten bei der Beschaffung von mobilen Endgeräten. Zudem arbeiten Ihre Mitarbeiter zumeist lieber auf den eigenen Geräten, da sie mit diesen bereits vertraut sind.

5. Welche Anbieter erfüllen diese Anforderungen?

Wir haben Ihnen bereits die Anbieter herausgefiltert, die den Anforderungen entsprechen. Mit diesen Anbietern machen Sie auf jeden Fall nichts falsch.

Public Cloud

Dropbox for Business: Dropbox for Business ist eine klassische Public-Cloud mit allen Funktionen, die Sie brauchen. Es läuft auf jeder Plattform einwandfrei, da es für die Verwendung auf mehreren Plattformen optimiert ist. Dropbox bietet zudem eine hohe Anzahl an Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Datenbank. Der große Vorteil hierbei ist die Integration verschiedenster „Business apps“. Kein anderer Cloud-Service lässt sich so leicht mit bestehenden Apps verknüpfen.

Weiters können Sie zwischen einem „Standard“ und „Advanced“ Paket entscheiden. Im Advanced Paket stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verwaltung Ihrer Datenbank zur Verfügung. Somit können Sie Dropbox noch individueller an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

OneDrive for Business: OneDrive for Business besitzt eine Besonderheit. Hier steckt ein eigenes System zur Datenbankverwaltung dahinter. Die Daten werden nicht normal abgespeichert, wie bei anderen Clouds. Dies ermöglicht es, Dateien und Ordner zu indexieren und das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten. Zudem ist es auf Microsoft-Programme optimiert und Teil des Office 365 Pakets.

Leider gibt es auch einige Nachteile: Arbeiten Sie mit Programmen, die mehrere Dateien verknüpfen (z.B. Photoshop), führt dies zu Komplikationen. Da alle Daten speziell abgespeichert werden, funktionieren die Verknüpfungen nicht mehr richtig. Beschränken Sie sich jedoch hauptsächlich auf Dokumente von Microsoft Office, werden Sie keinerlei Probleme haben.

DextraData: Ein lokaler Anbieter für Clouds in Wien. Mit diesem haben Sie sofortige lokale Kundenbetreuung im Notfall. Auch ein Desktop-Client wird angeboten, mit dem Sie wie bei Dropbox und OneDrive Ihre Daten bequem synchronisieren können. Weiters können Sie eigene Benutzerkonten für Kunden und Partner festlegen und diese klar von Mitarbeitern teilen. Auch die Sicherheit Ihrer Daten ist vollstens gegeben mit 3-facher Verschlüsselung.

Private Cloud

Symology: Das System von Symology erfüllt alle Ansprüche und ermöglicht Ihnen eine Private-Cloud aufzubauen. Den Aufbau und die Planung des Systems müssen Sie allerdings selbst übernehmen. Für Fragen zur Einrichtung einer Private-Cloud stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.

Fazit

Wie Sie sehen sind Dropbox und Co. auch sehr praktisch und sicher für Ihr Unternehmen, solange Sie die richtigen Grundfunktionen besitzen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Einrichtung einer Cloud bieten für jedes Unternehmen die passende Lösung. Da Sie nun den Überblick haben, können Sie selbst entscheiden, welche Lösung die beste für Ihr Unternehmen ist.

Sollten Sie sich noch bei der Wahl unsicher sein oder Beratung zur Einrichtung und Verwaltung einer Cloud haben, nehmen Sie ganz unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir von der RYSIT Consulting GmbH sind auf EDV-Betreuung spezialisiert:

 

© wynpnt pixabay.com – Beitragsbild

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