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Kennen Sie das: Ein Mitarbeiter kommt zu Ihnen ins Büro und erklärt Ihnen, gestern seine Arbeitsaufzeichnung vergessen zu haben. Oder: Sie möchten eine Rechnung für einen Kunden erstellen, können aber den schlampig ausgefüllten Stundenzettel eines Angestellten nicht entziffern.

Diese Probleme können Sie mit moderner Zeiterfassungssoftware vermeiden. Denn: Diese Software bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit alle arbeitsrelevanten Fakten aufzuzeichnen. So vermeiden Sie unnötige Arbeiten und machen Ihre Mitarbeiter produktiver.

In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was Zeiterfassungssoftware ist, was sie kostet und wie Sie als Unternehmer konkret davon profitieren.

Was ist Zeiterfassungssoftware?

Unter dem Begriff Zeiterfassungssoftware versteht man ein Programm, dass zur Aufzeichnung der Arbeitszeit und Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter verwendet wird. Das Programm wird auf allen PCs installiert und Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten, können eine Handy-App verwenden.

Vor Arbeitsbeginn oder vor Beginn einer neuen Aktivität tippen Ihre Mitarbeiter einfach Informationen zur neuen Aktivität und zum entsprechenden Kunden ein. Danach starten sie den Timer und alles wird automatisch aufgezeichnet.

So sehen Sie als Unternehmer in Echtzeit die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter und behalten den Überblick.

Wichtig: Da Zeiterfassungssoftware auch zur Mitarbeiterüberwachung missbraucht werden kann, hat der Betriebsrat bei der Einführung einer solchen Software ein Mitspracherecht. Um Konflikte zu vermeiden, sollten Sie die Einführung offen kommunizieren und Ihre Mitarbeiter über die Zeiterfassungssoftware aufklären.

Diese 3 Vorteile bietet Ihnen moderne Zeiterfassungssoftware

Einsparung unnötiger Verwaltungsarbeit

Wenn Ihre Mitarbeiter einen Stundenzettel per Hand führen oder Ihre Arbeitsleistung in einer Excel-Tabelle mitschreiben, entsteht für Ihr Unternehmen ein unnötiger administrativer Mehraufwand.

Diese Zettel und Listen müssen von Ihnen oder einer Sekretärin bearbeitet und durchgesehen werden. Bei einer Software entfällt diese Arbeit und alle relevanten Informationen sind sofort verfügbar.

Erhöhte Transparenz in Ihrem Unternehmen

Zeiterfassung mittels Stundenzettel oder Excel-Tabelle ist intransparent. Das heißt, dass Sie erst im Nachhinein sehen, welche Arbeiten von Ihren Angestellten erledigt wurden und wie viel Zeit aufgewendet wurde.

Mit moderner Zeiterfassungssoftware können Sie das alles in Echtzeit verfolgen. So sehen Sie etwa, ob mehrere Mitarbeiter gleichzeitig am selben Problem arbeiten und können Arbeiten besser koordinieren.

Zudem sehen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für bestimmte Aktivitäten benötigen und können daher besser planen.

Erleichterte Kundenabrechnung

Wenn Sie Ihre Kunden auf Stunden-Basis abrechnen, benötigen Sie ohne Zeiterfassungssoftware handgeschriebene Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter. Diese Zettel können leicht verloren gehen oder einzelne Mitarbeiter können manchmal vergessen mitzuschreiben. Dann haben Sie keine Grundlage zur Verrechnung und müssen die Zeit schätzen. Das kann zu Konflikten mit Ihren Kunden führen.

Mit moderner Zeiterfassungssoftware kann die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter ganz einfach unterschiedlichen Projekten zugeordnet werden. So können Sie auf die Minute genau abrechnen und müssen nicht schätzen. Dabei entsteht für Sie kein Mehraufwand. Bei Unstimmigkeiten mit Ihrem Kunden können Sie auf Ihre detaillierten Aufzeichnungen verweisen und so Konflikte vermeiden.

So viel kostet Sie eine Zeiterfassungssoftware

Normalerweise erfolgt die Bezahlung mittels eines monatlichen Betrags. Je nach Software-Anbieter werden pro Monat und User 10-20 Euro fällig.

Wenn Sie also beispielsweise 5 Mitarbeiter beschäftigen und deren Leistungen aufzeichnen möchten, zahlen Sie pro Monat 50-100 Euro.

Allerdings sollten Sie bedenken, dass diese Kosten durch die oben genannte Verwaltungsersparnis in der Regel wieder eingespielt wird. Zudem ist es so, dass Sie dank der Genauigkeit und Transparenz mehr Sicherheit für sich selbst und auch für Ihre Kunden bei der Abrechnung bieten.

Fazit

Eine Zeiterfassungssoftware ist ein effektives Tool um die Arbeitszeit und die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen.

Durch die Vermeidung von unnötiger Arbeit, der erhöhten Transparenz und der erleichterten Abrechnung profitiert Ihr Unternehmen enorm von einer Zeiterfassungssoftware.

Geld, dass Sie hier investieren, werden Sie höchstwahrscheinlich durch die erhöhte Produktivität wieder einspielen.

Sie haben noch weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten.

Wenn Sie noch weitere Fragen zu moderner Zeiterfassungssoftware haben, oder weitere wichtige Punkte hinzufügen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Sollten Sie zudem Beratung beim Kauf oder der Verwendung von Zeiterfassungssoftware benötigen, stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung. Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf EDV-Betreuung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

Foto: ©Elnur – fotolia.com

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