Sie möchten gerne einen IT-Wartungsvertrag abschließen, wissen aber nicht worauf Sie dabei achten müssen? Sie fragen sich, woran Sie erkennen können, dass es sich wirklich um einen seriösen Anbieter handelt?

Damit sind Sie nicht allein. Vielen Unternehmern fällt es schwer, seriöse von unseriösen Anbietern zu unterscheiden. Als IT-Laie ist das natürlich nicht immer ganz einfach. Woher soll man wissen, was bei der IT-Wartung überhaupt wichtig ist und worauf man achten muss.

Hier möchte ich mit diesem Beitrag ansetzen. Ich stelle Ihnen 4 Punkte vor, die Ihnen jeder IT-Wartungs-Anbieter unbedingt bieten muss. Außerdem erkläre ich Ihnen auch leicht verständlich, warum diese Punkte wichtig sind. Damit haben Sie eine Entscheidungsgrundlage und können hoffentlich unseriöse Anbieter schneller erkennen und ausschließen.

Darum ist eine IT-Wartung sinnvoll

Bei einer IT-Wartung handelt es sich um die Erhaltung Ihrer Hardware, also Ihrer Computer, Server oder Storages. Im Rahmen der Wartung werden Updates durchgeführt, Firewalls geprüft oder defekte Teile ausgetauscht. Aber es werden auch proaktive Maßnahmen getroffen, damit es gar nicht erst zu Defekten oder Fehlfunktionen kommt.

Der Sinn einer IT-Wartung ist folgender: Durch regelmäßige Wartung lassen sich Ausfallzeiten für Ihre Systeme auf ein Minimum reduzieren. Das ist besonders heutzutage wichtig. Denn fallen Ihre IT-Systeme aus, kann im schlimmsten Fall Ihr gesamtes Unternehmen für mehrere Tage stillstehen.

Das passiert gar nicht so selten, wie Sie vielleicht glauben. Bei einem unserer Wartungs-Kunden kam es durch einen Fehler des Betriebssystems plötzlich zu einem Serverausfall. Durch unsere Erfahrung mit dem System konnten wir den Schaden schnell beheben und der Server war in wenigen Stunden wieder online.

Wären wir allerdings unvorbereitet und ohne System-Erfahrung dorthin gekommen, hätte die Reparatur wahrscheinlich mindestens einen Tag gedauert. Außerdem: Viele IT-Dienstleister sind mit Aufträgen voll ausgelastet. Sind Sie kein Kunde und benötigen auf die schnelle eine Reparatur müssen Sie oft tagelang warten.

In diesem Fall entstehen für Sie vermutlich kosten von mehreren Tausend Euro.

Unterm Strich kostet Sie also eine regelmäßige IT-Wartung weniger, als ein Systemausfall mit Betriebsstillstand und Imageschaden.

Diese 4 Punkte muss Ihnen ein IT-Wartungsanbieter auf jeden Fall bieten

Um Ihnen bei der Auswahl Ihrer IT-Wartung eine Entscheidungsgrundlage zu geben, stelle ich Ihnen 4 wichtige Punkte zur IT-Wartung kurz vor. Diese Punkte sollte jeder seriöse IT-Wartungsanbieter erfüllen.

Punkt 1: Kostenloses Erstgespräch und Analyse der Ist-Situation

Vor einem Vertragsabschluss muss immer ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch stehen. Denn so können Sie wichtige Fragen bereits im Vorfeld klären und wissen, ob der Anbieter überhaupt in Frage kommt.

Danach sollte eine Analyse Ihrer Ist-Situation folgen. Im Idealfall ist diese ebenfalls kostenlos. Da diese Analyse aber mit einem Zeitaufwand für den IT-Wartungs-Anbieter verbunden ist, ist es auch in Ordnung, wenn Sie dafür schon bezahlen müssen.

Bei der Analyse der Ist-Situation macht der Wartungs-Anbieter eine Bestandsaufnahme der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur. Außerdem klärt dieser mit Ihnen bestimmte Wünsche und Anforderungen genau ab. Danach wird auf Basis dieser Analyse ein Konzept erstellt.

In diesem Konzept wird festgeschrieben, welche Systeme benötigt werden. Daraus ergeben sich dann auch die genauen Leistungen, die Ihr IT-Wartungs-Anbieter erbringen soll. Wird im Konzept beispielsweise die Verwendung eines bestimmten Servers empfohlen, ist der Wartungs-Anbieter in weiterer Folge auch für die Instandhaltung dieses Servers verantwortlich.

Punkt 2: Mindestens 2 oder 3 IT-Techniker

Dieser Punkt ist wichtig, um Wartungsausfälle zu vermeiden. Denn ist einmal ein Techniker krank oder auf Urlaub, kann jemand seine Aufgaben übernehmen und Ihre Systeme werden weiterbetreut.

Vor allem bei kleineren Anbietern ist das aber oft nicht der Fall. Fällt dann der einzige Techniker aus, sind Sie bei einem plötzlichen Notfall auf sich alleine gestellt.

Wichtig: Oft sagen hier IT-Dienstleister auch bei genauem Nachfragen leider nicht die Wahrheit. Beispielsweise werden manchmal reine Verwaltungsmitarbeiter auch als IT-Techniker gezählt. So wird die Zahl der angestellten IT-Techniker künstlich erhöht, um vor dem potentiellen Kunden ein gutes Bild abzugeben.

Dass es in Wirklichkeit aber nur einen oder zwei Techniker gibt, merken Sie erst im Notfall. Eben dann, wenn alle Techniker ausfallen und keines Ihrer Systeme mehr gewartet werden kann.

Lassen Sie sich deshalb im Zweifel Referenzen von Bestandskunden geben und fragen Sie nach, ob es auch wirklich nie zu Wartungsausfällen kommt.

Punkt 3: Transparente Kostenstruktur

Seriöse Anbieter schlüsseln alle verrechneten Kosten ganz genau auf. So haben Sie als Kunde immer den Überblick und können im Zweifel nachfragen, warum ein bestimmter Betrag verrechnet wurde.

Scheinen beispielsweise auf Ihrer Rechnung Bezeichnungen wie „diverse IT-Dienstleistungen“ auf, ist dieser Anbieter nicht wirklich seriös. Als Kunde haben Sie hier keinen Überblick über erhaltene Leistungen und wie viel diese wirklich gekostet haben.

Zusätzlich werden von manchen Anbietern auch Anfahrtspauschalen verrechnet, deren Zustandekommen nicht durchsichtig ist.

Auch bei genauer Nachfrage können diese unseriösen Anbieter meistens keine detaillierte Rechnungsaufschlüsselung vorzeigen. In diesem Fall sollten Sie Ihren IT-Wartungsvertrag kündigen und sich einen anderen Anbieter suchen.

Punkt 4: Verfügbarkeit der IT-Dokumentation

Möchten Sie aus irgendwelchen Gründen einmal Ihren Wartungs-Anbieter wechseln, benötigen Sie unbedingt die vollständige IT-Dokumentation Ihres alten Anbieters.

Denn dort stehen genaue Informationen über die verwendeten Systeme, alle Passwörter und Einzelheiten zum Wartungs-Konzept. Diese IT-Dokumentation übergeben Sie dann Ihrem neuen Anbieter. Dadurch kann der neue Anbieter im Idealfall fast nahtlos weiterarbeiten. Zumindest kann er mit der IT-Dokumentation auf alle Systeme sofort zugreifen und diese umstellen.

Können Sie die Dokumentation nicht weitergeben, kann Ihr neuer Anbieter vor mehreren Problemen stehen. Eventuell muss er Ihre eigenen Passwörter hacken oder sogar ganze Systeme austauschen, weil er nicht mehr darauf zugreifen kann.

All das kostet Sie Zeit und vor allem Geld. Denn die Arbeitszeit, die Ihr neuer Anbieter für die erwähnten Probleme aufwenden muss, wird direkt an Sie weiterverrechnet.

Lassen Sie sich deshalb immer das Zugriffsrecht auf Ihre IT-Dokumentation vertraglich absichern. Können Sie nicht auf diese Dokumentation zugreifen, ist ein Anbieterwechsel sehr aufwendig und teuer.

Ein seriöser Anbieter wird Ihnen aber immer die IT-Dokumentation von sich aus zur Verfügung stellen. Denn wenn Sie nicht mehr Kunde sein möchten, ist es sehr unprofessionell, Sie mit solchen fadenscheinigen Tricks zum Bleiben zu „überreden“.

Fazit: IT-Wartungs-Anbieter vor Vertragsabschluss genau überprüfen und Geld sparen

Bevor Sie einen IT-Wartungsvertrag abschließen, müssen Sie den Anbieter auf jeden Fall überprüfen. Folgende 4 Fragen helfen Ihnen dabei unseriöse Anbieter schnell zu erkennen:

  • Bietet der Anbieter ein kostenloses Erstgespräch und eine Analyse der Ist-Situation?
  • Hat der Anbieter mindestens 2 oder 3 IT-Techniker angestellt?
  • Bietet der Anbieter eine transparente Kostenstruktur?
  • Kann ich bei diesem Anbieter jederzeit auf meine IT-Dokumentation zugreifen?

Nur wenn Sie alle 4 Fragen mit einem ganz klaren „Ja!“ beantworten können, sollten Sie einen IT-Wartungsvertrag mit diesem Anbieter abschließen. Ansonsten sollten Sie die Finger von diesem Anbieter lassen und sich einen anderen suchen.

Sollten Sie noch Fragen zur IT-Wartung haben oder für Ihr Unternehmen eine professionelle Beratung benötigen, stehen wir Ihnen als aktiver Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf den IT-Service für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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