Wussten Sie, dass Microsoft 365 – ehemals Office 365 – das sich am schnellsten verbreitende Handelsprodukt von Microsoft ist? Weltweit gibt es Millionen Nutzer. Mehr als 120 Millionen User davon sind Unternehmer, die Microsoft 365 für ihr Unternehmen nutzen – Tendenz steigend.

Dieser Beitrag wurde am 20. Juli 2022 aktualisiert

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Anzahl der Microsoft 365 nutzenden Unternehmen weltweit ab Juni 2022 (Quelle: Screenshot vom 18.07.22: https://www.statista.com/statistics/983321/worldwide-office-365-user-numbers-by-country/)

Dieses große Interesse bringt zugleich viele Fragen mit. Deshalb haben wir uns den 20 meist gestellten Anwenderfragen von Unternehmen zu Microsoft 365 gewidmet.

1) Was ist Microsoft 365 und wie unterscheidet es sich vom klassischen Microsoft Office?

Microsoft 365 ist die Sammlung der berühmten Office-Programme und Dienste, die über das Internet aktiviert werden. Bis April 2020 lautete der Name noch Office 365.

Die Microsoft 365 Pläne erhalten Sie nur als Abonnement. Es stellt Ihnen u.a. folgende Dienste zur Verfügung:

  • Skype for Business: Hierbei handelt es sich um einen Online-Dienst, der u.a. eine Umgebung für Instant Messaging (= Nachrichtensofortversand), IP-Telefonie (= Telefonieren über Rechnernetze), Videokonferenzen und Desktop-Sharing (=Übertragung des Bildschirminhalts eines PCs an einen oder mehrere andere PCs) bereitstellt. Sie können u.a. Teilnehmer und Mitarbeiter, die an den Videokonferenzen teilnehmen, verwalten. Darüber hinaus können Sie bestimmen, welche Arten von Besprechungen die Benutzer erstellen können.
  • Exchange Online: Mit diesem Online-Dienst können Sie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben etc. für mehrere Benutzer an einem zentralen Ort ablegen und verwalten, was eine bessere Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen ermöglicht.
  • OneDrive: OneDrice ist ein sogenannter Filehosting-Dienst. Das heißt: Sie können Ihre Daten online auf einem zentralen Datenspeicher ablegen und ortsunabhängig darauf zugreifen.

Je nach gewähltem Abonnement erhalten Sie auch weitere Dienste. Darüber hinaus bekommen Sie als Service die gewohnten Programme von Microsoft Office dazu:

  • Word: Hierbei handelt es sich um ein Textverarbeitungsprogramm zum Erstellen von Texten.
  • Excel: Ein Programm zur Tabellenkalkulation, welches umfangreiche Berechnungen mit Formeln und Funktionen ermöglicht.
  • Access: Ein Datenbanksystem zur Erstellung von Datenbanken.
  • Powerpoint: Mit diesem Programm können Sie Präsentationen für Vorträge etc. erstellen.
  • OneNote: Das ist sozusagen ein digitaler Notizblock, mit dem Sie Ihre elektronischen Notizen ordnen und leicht wieder finden können.
  • Outlook: Outlook ist das Mailprogramm von Microsoft. Zudem können Sie damit Termine, Kontakte, Aufgaben etc. verwalten.

Der Unterschied: Wenn Sie sich für Microsoft 365 entscheiden, können Sie als Kaufvariante nicht nur die berühmten Microsoft Office Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook etc.), sondern auch die Cloud-Dienste nutzen.

Zudem werden die Programme beim einmaligen Kauf von Microsoft Office (= nicht 365 Abo) nicht automatisch aktualisiert! Für eine Aktualisierung müssen Sie jedes Mal die neueste Version kaufen!

2) Können Nutzer mit einer älteren Office-Version die von Microsoft 365 erstellten Dokumente bearbeiten?

Ja, die Dokumente können geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden, wenn es sich um folgende Office-Versionen handelt:

  • Office 2016
  • Office 2013
  • Office 2010
  • Office 2007

Bei älteren Versionen bis zu Office 2000 müssen Sie möglicherweise das Microsoft Office Compatibility Pack installieren, um Dateien öffnen, bearbeiten und speichern zu können.

Besitzen Sie noch eine Version, die älter als aus dem Jahr 2000 ist, geht das gar nicht mehr. Sie benötigen unbedingt ein Update auf eine neuere Version, wenn Sie weiter mit anderen Firmen zusammen arbeiten müssen.

3) Was versteht man unter einer Cloud?

Cloud heißt Wolke und wie eine Wolke „schwebt“ sie sozusagen im Internet. Die Cloud ist eine zentrale Stelle, die Dienste im Internet zur Verfügung stellt.

Diese Dienste werden im Internet geladen und sind z.B. Kalender, E-Mail, Speicherplatz etc. und außerhalb Ihrer eigenen Computer und Server abgespeichert.

Das heißt: Sie greifen über das Internet auf Ihre Daten zu. Im Falle von Microsoft 365 werden diese dafür nötigen Server von Microsoft zur Verfügung gestellt.

Die Cloud enthält also Dienste und Programme, die ständig von uns genutzt werden, beispielsweise:

  • E-Mail-Programme
  • Online-Banking
  • Online-Speicher für Fotos und Dateien aller Art
  • Kalender und vieles mehr

Das praktische daran: Durch Nutzung der Cloud sind Sie nicht örtlich gebunden.

Denn auf Cloud-Dienste können Sie von überall aus zugreifen. Sie benötigen dazu nur irgendeinen Computer, ein Tablet oder ein Handy mit Internetzugang.

4) Ist für Microsoft 365 ein Internetzugang nötig?

Ja, für die Installation und Aktivierung von Office 365 benötigen Sie einen Internetzugang.

Einmal installiert und aktiviert, können Sie die Office Programme (Word, Excel, Powerpoint etc.) auch offline benutzen.

5) Können Sie für Ihre E-Mail-Adresse Ihren eigenen Domainnamen weiter verwenden?

Ja, Sie können Ihren Domainnamen übernehmen. Wenn Sie diese in Microsoft 365 hinzufügen, können Sie domainbasierte E-Mail-Adressen erstellen und über Microsoft 365 verwalten.

6) Wie sieht es mit der Sicherheit aus, wenn Sie eine Cloud verwenden?

Mit der Sicherung Ihrer Daten in einer Cloud können Sie in der Regel nichts falsch machen, denn Microsoft selbst kümmert sich intern um die Sicherheit Ihrer Systeme. Microsoft 365 besitzt alle notwendigen Zertifizierungen und ist demnach DSGVO-konform sowie ISO-konform.

Dennoch gilt: Eine 100-prozentige Sicherheit gibt es nicht!

Falls Sie Fragen zur DSGVO haben oder Beratung benötigen, können Sie sich auch an uns wenden. Wir haben schon viele Unternehmen DSGVO-fit gemacht. Klicken Sie dazu einfach auf folgenden Link: https://www.rysit.at/dsgvo-beratung/

7) Wem gehören Ihre Daten, wenn Sie Microsoft 365 für Unternehmen verwenden?

Ihre Daten bleiben Ihr Eigentum. Microsoft garantiert Ihnen, nur auf Daten bei Verwendung der berühmten Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint etc.) und Online-Dienste (Kalender, E-Mail, Onlinespeicher etc.) zuzugreifen.

Das heißt, dass Microsoft Ihre Daten nicht für Werbezwecke nutzt.

8) Werden die Daten aus der Testversion in das Microsoft-365-Abonnement übernommen?

Wenn Sie sich nach der Testphase für ein Microsoft 365 Abonnement entscheiden, können Sie Ihre Daten übernehmen.

Dazu müssen Sie eine Sicherung Ihrer Daten in den ersten 30 Tagen nach Ablauf der Testversion vornehmen, ansonsten gehen diese verloren.

9) Was wird aus Ihren bestehenden E-Mail-Kontakten und -Einträgen, wenn Sie zu Microsoft 365 wechseln?

Das hängt davon ab, bei welchem Anbieter Sie zuvor waren. Die Daten müssen von einer Quelle zur nächsten übertragen werden, wobei das grundsätzlich mit jedem System möglich ist.

10) Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie das Abonnement kündigen?

Sobald Sie das Abonnement gekündigt haben, hebt Microsoft Ihre Daten für weitere 90 Tage auf und löscht sie erst nach diesen 3 Monaten.

Somit besteht für Sie nämlich die Möglichkeit einer unkomplizierten Wiederaufnahme Ihres gekündigten Abonnements, falls Sie es sich anders überlegen sollten und weiterhin mit Microsoft 365 arbeiten wollen.

11) Wie handhabt Microsoft 365 für Unternehmen Spam- und Junkmails?

Das nervige Problem eines überfüllten Spamordners kennt wohl jeder.

Microsoft 365 ist für Unternehmer eine Möglichkeit, um den ganzen Spam- und Junk-Mails Herr zu werden, da es verschiedene Spam-Filter integriert hat.

Zusätzlich werden die Spamordner von Microsoft verwaltet und Sie müssen nicht selbst Spamfilterrichtlinien definieren, was als Spam angesehen wird und was nicht.

12) Wie sieht es mit Wartungskosten bei Microsoft 365 für Unternehmen aus?

Bei Microsoft 365 brauchen Sie keine lokalen Serverupdates vor Ort in Ihrem Büro machen. Die Wartung führt Microsoft selbst durch.

Neben Ihrer Zeit und Ihren Nerven sparen Sie dadurch auch die Kosten für einen Techniker, die die Wartung vor Ort durchführen müsste.

13) Wie ausfallsicher ist Microsoft 365?

Viele Unternehmer fürchten sich vor folgendem Szenario: Das Netzlaufwerk in Ihrem Büro fällt aus. Sie haben keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten, die Sie im Netzlaufwerk (also nicht lokal auf Ihrem PC) gespeichert haben.

Mit Microsoft 365 umgehen Sie dieses Problem, da es unabhängig von Ihrem Firmennetzwerk arbeitet.

14) Können Sie bei Microsoft 365 eine E-Mail-Verschlüsselung einführen?

Ja, können Sie. Im Gegensatz zu lokalen Servern ist die E-Mail-Verschlüsselung bei Microsoft 365 kostengünstig und einfach:

Sie müssen nur Ihre Lizenz aktivieren und sind 1 Mausklick von der Verschlüsselung entfernt.

15) Ist Microsoft 365 eine gute Lösung der Kostenanpassung für Ihr Unternehmen?

Sie wollen nur für Funktionen zahlen, die Sie auch verwenden, zum Beispiel für eine aktive E-Mail-Adresse?

Mit Microsoft 365 lassen sich die Kosten sehr gut überschauen und dementsprechend anpassen, dass Sie nur für das zahlen, was auch aktiviert ist.

Sobald Sie eine E-Mail-Adresse nicht mehr benötigen, können Sie diese einfach deaktivieren und die Zahlung wird eingestellt.

16) Können Sie bei Microsoft 365 Ihre erhaltenen E-Mails im Nachhinein verändern?

Kennen Sie das? Sie haben eine wichtige E-Mail erhalten, doch leider ist der Betreff nicht aussagekräftig.

Um besagte E-Mail nach der Archivierung leichter wieder zu finden, würden Sie gerne die Betreffzeile ändern. Bei normalen E-Mail-Services wäre dies mit einem hohen Kostenaufwand verbunden.

Bei Microsoft 365 benötigen Sie nur eine Lizenz und 2 Mausklicks:

  1. Lizenz aktivieren
  2. Benutzer auswählen: Sie wählen jene Benutzer in Ihrem Unternehmen aus, die über diese Email-Funktion verfügen sollen und aktivieren sie.

17) Bietet Microsoft 365 für Unternehmen synchrone Kalender für Handy, Tablet & Co.?

Ja, da Microsoft 365 das Programm Exchange enthält, mit dem Sie mehrere unterschiedliche Kalender für Handy, Tablet und Co. synchronisieren können.

Sie haben zum Beispiel einen Kalender der Geschäftstermine enthält, möchten aber gleichzeitig auch die Urlaubskalender Ihrer Mitarbeiter synchronisiert haben? Das geht mit Exchange ganz einfach und Sie haben immer alle wichtigen Daten im Überblick.

18) Wie können Sie mit Microsoft 365 für Unternehmen besonders sicherheitskritische Benutzerkonten vor Hacker-Angriffen schützen?

Mit der sogenannten Multi-Faktor-Authentifizierung, die Microsoft 365 bietet, sind Ihre Benutzerkonten geschützt. Bei Prüfung Ihrer Identität werden zwei oder mehr Berechtigungsnachweise abgefragt.

So ein Verfahren erhöht die Sicherheit von Anmeldeverfahren und erschwert somit einen Identitätsdiebstahl.

So können Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren:

  1. Sie müssen im Bereich Benutzer und Gruppen des Microsoft 365 Admin Centers „aktive Benutzer“ auswählen.
  2. Als nächstes müssen Sie im oberen Bereich der Seite die Option „Mehrstufige Authentifizierungsanforderungen“ festlegen.

Wenn sich der Benutzer nun beim nächsten Mal im Microsoft 365 Portal anmeldet, erhält er den Hinweis, die mehrstufige Authentifizierung für sein Konto einzurichten.

19) Sie benutzen einen bestimmten „Microsoft-365-Plan“. Können Sie einfach zu einem anderen wechseln?

Ja, Sie können zu einem anderen Plan wechseln, indem Sie Upgrade durchführen und auf Ihrem Microsoft-365-Konto einen anderen Plan auswählen. Im Admin Center finden Sie den Assistenten „Pläne wechseln“.

Aber Achtung: Sollte Ihr Microsoft-365-Abonnement mehr als 300 Anwender umfassen, wird Ihnen dieser Assistent zum Pläne wechseln nicht angezeigt. Das Gleiche gilt, wenn Sie beim Kauf Ihres bestehenden Plans eine Prepaid-Karte benutzt haben.

Einer dieser Fälle trifft auf Sie zu? Keine Sorge! Sie können das Upgrade auch manuell durchführen lassen und dabei einen anderen Plan auswählen.

20) Besteht die Möglichkeit, die verschiedenen „Microsoft-365-Pläne“ zu kombinieren?

Ja, Microsoft 365 bietet Ihnen die Möglichkeit, Pläne zu kombinieren. Jedoch bringen die unterschiedlichen Pläne auch verschiedene Einschränkungen der Lizenz mit.

Das heißt: Die Anwenderanzahl kann begrenzt sein.

  • Bei den Microsoft-365-Business-Plänen sind maximal 300 Benutzer erlaubt.
  • Die Microsoft-365-Enterprise-Pläne hingegen lassen eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern zu.

Diese verschiedenen Lizenzeinschränkungen müssen Sie bei Ihrer Wahl unbedingt berücksichtigen und den für Ihr Unternehmen am besten passendsten Plan auswählen.

Zusatzfrage: Wieso sollten kleinere Unternehmen auf Microsoft 365 setzen?

Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben meist keine eigene IT-Abteilung (früher hieß das EDV-Abteilung) und daher auch oft Ärger mit den scheinbar einfachsten Funktionen. Microsoft 365 bringt die Lösungen für die vier häufigsten IT-Problemevon KMU direkt mit.

Problem Nr. 1: E-Mails weg? Nicht mit Microsoft 365 für Unternehmen

“Der Teufel schläft nie”, lautet ein oft zitiertes Sprichwort. Und glaubt man den dringendsten Anfragen unserer Wartungskunden, so scheint der Teufel vor allem in den E-Mail-Programmen der Unternehmen sein Unwesen zu treiben. Denn irgendwie verschwindet die elektronische Post auf mysteriöse Art und Weise aus Postfächern.

Dass damit eventuell wichtige Geschäftskorrespondenzen verloren gehen, gehört spätestens seit Microsoft 365 aber der Vergangenheit an. Ein Online-Exchange-Server stellt sicher, dass…

  1. alle E-Mails auf verschiedenen Geräten einsehbar sind (z.B.: Handy, Tablet, Büro-Stand-PC und Außendienst-Laptop, sowie Laptops verschiedener Mitarbeiter mit Zugriffsrechten). Und zwar bequem im E-Mail-Programm (oder wie es in der Fachsprache heißt: Im E-Mail-Client).
  2. alle E-Mails immer automatisch als Backup auf dem Server gespeichert werden. Das heißt: Werden Sie auf einem Gerät irrtümlich gelöscht, sind sie nicht unwiederbringlich weg. Sie liegen weiterhin auf dem Online-Exchange-Server und können von allen Geräten wiederhergestellt werden. Damit Sie endgültig gelöscht werden, müssen Sie sie vom Server löschen.

Wenn sie nicht wollen, dass Mitarbeiter die Mails vom Server löschen können, dann ist das kein Problem. Jeder Client hat nur den Zugriff, den Sie ihm erlauben. Sie sehen: Microsoft 365 macht es dem Teufel sehr schwer, Ihre E-Mails zu löschen.

Problem Nr. 2: Terminabsprachen mit automatisiertem Terminkalender

Viele Firmen arbeiten noch immer mit der “Termin-Verschick”-Methode. Die funktioniert so: Mitarbeiter A und Mitarbeiter B machen sich einen Termin aus. Damit A sicher gehen kann, schickt er den Termin in elektronischer Form an B.

Dieser speichert ihn in Outlook ein, vergisst aber, diesen Termin auch an sein Vorzimmer weiterzuleiten. Leider macht das Vorzimmer etwas später einen Termin für B aus – wie es der Teufel so will, natürlich genau zu dem Termin mit A.

Die Online-Exchange-Möglichkeiten von Microsoft 365 verhindern solche Kollisionen. Denn mit Online-Exchange werden alle Kalender automatisch in Echtzeit befüllt, sobald Mitarbeiter B seinen Termin einträgt und bestätigt.

Das funktioniert dann in der Praxis so: Wenn B den Termin von A bei sich in Outlook einträgt, sieht sein Vorzimmer sofort, dass dieser Termin blockiert ist und kann zur gleichen Zeit keinen weiteren Termin mehr ausmachen. Es können beliebig viele Mitleser bestimmt werden und Sie können auch immer bestimmen, was diese Mitleser sehen.

Dieser Austausch geschieht dann in einem gut gemanageten System nicht nur von Computer zu Computer, sondern komplett geräteübergreifend. Das heißt: Sie machen sich z. B. direkt bei einem Kaffee einen weiteren Termin aus, speichern ihn im Handy und jeder, der die Berechtigung hat, sieht diesen Termin sofort.

Problem Nr. 3: Rechtssichere Archivierung von E-Mails mit Microsoft 365 für Unternehmen

E-Mails werden als Geschäftskorrespondenz oft unterschätzt. ABER: Sie unterliegen den gleichen Bestimmungen wie jegliche schriftliche Geschäftskorrespondenz. Das heißt: Sie als Unternehmer sind verpflichtet diese 7 Jahre lang aufzuheben.

Ihre Firmengröße spielt dabei keine Rolle, genausowenig wie der Inhalt der Mail (z. B.: die Größe einer Bestellung etc.).

Microsoft 365 liefert Ihnen eine revisionssichere Archivierung auf Knopfdruck bzw. sogar automatisiert ins Haus, die Sie nur einstellen und aktivieren müssen. Hier können Sie sich ins Archivierungs-Angebot von Microsoft einlesen (hier klicken!).

Problem Nr. 4: Heikle Daten mit E-Mail versenden

Sie bekommen Bauchweh, wenn Sie Zugangsdaten wie Passwörter oder andere sensible Daten via E-Mail einfach so verschicken? Ganz ehrlich: Das sollten Sie auch! Denn E-Mails können mit krimineller Energie abgefangen werden und dann hat der ungewünschte Mitleser auch diese sensiblen Daten in der Hand. Was er dann damit machen kann, wollen Sie sich oft vermutlich gar nicht ausmalen.

Das müssen Sie auch nicht, wenn Sie auf die E-Mail-Verschlüsselung von Microsoft 365 setzen. Dabei ist der Inhalt der E-Mail erst nach einer Authentifizierung lesbar. Diese Authentifizierung erhält der Empfänger dann via SMS oder einer 2. E-Mail (je nachdem, welche Sicherheitsvorkehrungen Sie einstellen).

Erst wenn der Empfänger dann den Code der Authentifizierung eingibt, kann er den Inhalt der E-Mail lesen.

Sie haben noch weitere Fragen zu Microsoft 365 für Unternehmen? Kontaktieren Sie uns!

Wir hoffen, Ihnen einen Teil Ihrer Fragen zu Microsoft 365 beantwortet zu haben.

Wenn Sie noch weitere Fragen rund um Microsoft 365 haben, oder weitere wichtige Punkte hinzufügen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Sollten Sie zudem Beratung benötigen, stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung. Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf EDV-Betreuung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Richard Schranz

Foto: © mpix-foto – fotolia.com

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